Design Thinking, Intelligenzen und Kanban - Der aufregende Weg zu einem agilen Team in der Stadtbibliothek Gütersloh
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Formal Metadata
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| Number of Parts | 43 | |
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| License | CC Attribution 3.0 Germany: You are free to use, adapt and copy, distribute and transmit the work or content in adapted or unchanged form for any legal purpose as long as the work is attributed to the author in the manner specified by the author or licensor. | |
| Identifiers | 10.5446/56064 (DOI) | |
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Computer animation
Transcript: German(auto-generated)
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Sie sehen ein bisschen hier unser Haus und ein bisschen unser Team da unten, zum Teil schon in Design-Thinking-Aktionen unten in der Ecke, aber dazu später mehr. So, genau. Also, wo sind wir gestartet? Wo ist die Reise angefangen? Vielleicht ganz kurz zu der Stadtbibliothek Gütersloh. Wir haben eine gewisse Besonderheit. Wir sind in einer eigenständigen Betriebsform aufgestellt als GmbH.
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Das heißt, meine Funktion ist eine Geschäftsführerinnenfunktion mit voller Verantwortung. Wir sind ein Bibliotheksgebäude von 1984, zum Teil auch in Deutschland gut bekannt, wie ich eben gerade nochmal gehört habe. War damals schon ein ziemlich besonderer Bibliotheksbau, eben aber in die Jahre gekommen.
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Damals ein Konzept, drei geteilte Bibliothek, sehr konsequent durchgezogen. In der Zwischenzeit gab es dann mal so ein Konzept einer sogenannten Q-Tek. Das ist in NRW ein großes Projekt gewesen. Also es gab schon ein bisschen Veränderung konzeptioneller Art. Wir sind 35 Mitarbeiter in vier Teams, wobei ein Team das Team der Schulbibliotheken ist.
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Das ist nicht bei uns im Haus. Die sitzen sozusagen an neun Schulbibliotheken. Sechs Kollegen sind da im Einsatz. Und wir haben eine ganz klassische Teamstruktur. Damit sind wir angefangen. Ich bin seit 2015 dort Leiterin, Geschäftsführerin.
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Das war sozusagen ja mein Start dann auch. Ja, wo wollen wir eigentlich hin oder was ist eigentlich unser Reiseziel? Unser Reiseziel ist, dass wir das Konzept dieser Stadtbibliothek Gütersloh überarbeiten wollten, modernisieren wollten. Wir waren und sind schon zum Teil ein dritter Ort bei uns im Haus.
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Wir wollten aber nicht nur inhaltlich an diesem Thema weiterarbeiten, sondern auch räumlich, also einfach schlichtweg auch eine Modernisierung anstoßen. Und da eben natürlich die Kundenorientierung und die Kundensicht mit ins Boot nehmen, die Bürger eben darüber dann zu beteiligen,
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natürlich auch uns mit den Themen in der Stadtgesellschaft zu vernetzen, zu schauen, was gibt es einfach für gesellschaftliche Veränderungen, die da natürlich mit reinspielen sollten. Also ein sehr partizipativer Prozess, so war es von uns auch zu Beginn gewünscht.
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Und was natürlich ganz wichtig ist, das soll nicht so eine Idee einer Chefin sein, sondern das ist die Idee eines ganzen Teams im besten Fall, also das ganze Team auch mitnehmen. Da sollte die Reise hingehen. So, wie sind wir gestartet? Unsere erste Etappe war, erstmal eine Methode zu finden, wie wir sozusagen den konzeptionellen Prozess starten können.
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Und da sind wir auch ein bisschen auf die Suche gegangen und auch in der Form, dass zum Beispiel ich erstmal mit meiner Stellvertretung selber einen Design Thinking Workshop mitgemacht habe, um erstmal zu verstehen, wie das funktioniert, selber zu erleben. Wir waren ganz begeistert und sind so wieder nach Gütersloh zurückgegangen
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und haben gesagt, ja, das wird unsere erste Etappe werden. Wir möchten Design Thinking bei uns im Haus mal vorstellen, einbringen, dort mit diesem Ansatz, mit diesem Denken wirklich arbeiten. Und zwar aus dem Grund, ein Bibliothekskonzept zu entwickeln, aber auch aus einem zweiten Grund, nämlich die Mitarbeiter in dieser Denkweise ein bisschen zu trainieren.
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So nenne ich es jetzt vielleicht mal. Also es war so beides, sollte Teamentwicklung sein und konzeptionelle Entwicklung. Damit sind wir 2018 gestartet. Ich gehe jetzt nicht auf dieses Design Thinking ein, weil wie gesagt,
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bei mir ist es eher der Reisebericht, was das mit uns gemacht hat. Wir haben schon verschiedene Fragestellungen damit bearbeitet. Wir haben die Fragestellung von neuen Lernräumen damit bearbeitet. Wir haben die Fragestellung von Veranstaltungen für Jugendliche damit bearbeitet. Wir haben Fragestellungen zur Gestaltung der Kinderbibliothek damit bearbeitet und sind ganz aktuell dabei in einem Design Thinking Prozess zum Thema Sonntagsöffnung.
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Also Öffnungszeiten, special Sonntagsöffnung. Wir haben bisher von unseren 35 Mitarbeitern 20 Mitarbeiter in diesem Prozess mit integrieren können. Das heißt, wir haben mit einer, mit zwei Gruppen sind wir gestartet. Dann sind wir mit der dritten Runde gestartet zum Thema Kinderbibliothek.
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Da haben wir Kollegen aus den ersten beiden Runden mit in diese Design Thinking Gruppe genommen und neue Mitarbeiter dazu, also dass wir immer so eine Mischung auch von ein bisschen erfahrenen Design Thinkern in Anführungsstrichen und Neulingen hatten, um im Grunde so dieses Denken und diese Art an Themen und Fragestellungen ranzugehen,
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das also wirklich zu versuchen breit ins Team zu bringen. Ja, was eben dann der Wunsch auch war, dass wir eine neue Fehlerkultur auch ein bisschen entwickeln, also mal einfach probieren, ausprobieren, machen, dass wir auch dann ein Fehler eingestehen und sagen, ja, wir fangen nochmal von vorne an und wir uns auch viel Zeit nehmen, denn das ist ein Punkt, Design Thinking,
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solche Dinge kosten Zeit, viel Zeit nehmen, um uns eben immer wieder diese Warum-Fragen zu stellen. Also deswegen ist zum Beispiel der Prozess 2018 nur mal als Beispiel, dann sind wir mit der Kinderbibliothek oder mit räumlichen Dingen angefangen
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und die Kinderbibliothek ist jetzt gerade in Renovierung. Also das dauert dann schon so ein bisschen Zeit. Ein bisschen ist Corona natürlich auch dazugekommen und auch Finanzierungsthemen, aber es dauert, das muss man einfach auch wissen. Ja, dann sind wir über diese Design Thinking, konzeptionelle Entwicklung, Bibliothek Dritter Ort, sind wir auf, also haben wir eine Vision für uns entwickelt.
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Ich will es noch nicht, es ist vielleicht noch nicht das, wo es nachher wirklich mal so heißen wird, aber ich nenne es mal einfach die Vision, nämlich die Stadtbibliothek Gütersloh, eine Bibliothek, ein Haus der Ideen von und für Menschen. Und wir haben dann in diesen Workshops zum Entwickeln unseres neuen Konzeptes,
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sind wir auf die Theorie eines amerikanischen Psychologen gestoßen, Howard Gardner. Der hat die Theorie der sogenannten multiplen Intelligenzen. Der sagt, also jeder Mensch hat eine gewisse Intelligenzausprägung. Es gibt eben die sprachliche Intelligenz, gibt die räumliche, die musische, die logische, die körperlich kinesthetische und die emotionale Intelligenz.
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Also er hat die emotionale noch unterteilt, wir haben sie zusammengeführt. Das heißt, wir haben dann gesagt, wenn wir in unserem Konzept, in dieser Bibliothek Angebote machen wollen und für, ich sage es jetzt mal, alle Menschen, dann müssen wir auch möglichst alle Menschen ansprechen
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oder es versuchen zumindest. Und die Menschen ticken alle ein bisschen anders. Also der eine hat eher einen Sinn für vielleicht räumliche, gestalterische Dinge, der andere mehr für emotional Beziehungsthemen, der andere ist eher musisch, das weiß jeder von sich aus seinem Umfeld. Das kann man vielleicht auch als Kompetenz in der Talente bezeichnen.
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Und dann sind wir dazu übergegangen, haben gesagt, ja, wie machen wir das denn jetzt? Und zwar haben wir es dann folgendermaßen umgesetzt. Wir haben alle Mitarbeiter oder alle Mitarbeiter waren aufgefordert, sich einer bzw. einer Erst- und Zweitintelligenz zuzuordnen, sich selbst.
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Und dann haben wir, das habe ich dann gesagt, macht ihr einfach mal über die Sommerferien, ihr sprecht zu Hause viel, mal mit euren Freunden, versucht euch mal einzuschätzen. Dann haben wir daraus eben diese aufgeführten sechs Intelligenzarbeitsgruppen gegründet. Diese Intelligenzarbeitsgruppen hatten folgende Fragestellungen, einmal zu definieren, wie ticke ich als Intelligenz?
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Was sind so meine Interessen, meine Sichtweisen? Welche Angebote hat die Stadtbibliothek Gütersloh für mich mit dieser Sichtweise? Welche Angebote fehlen noch? Und welche, ich sage mal, vielleicht Gruppen in der Stadt Gütersloh gibt es,
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die da mit zusammenspielen können? Das war dann diese Vernetzung so in die Stadtgesellschaft. So, da waren alle Mitarbeiter dran beteiligt und diese Intelligenzarbeitsgruppen haben auch regelmäßig getagt. Es gab aus jeder Intelligenzarbeitsgruppe einen Vertreter, der in eine Koordinierungsgruppe gekommen ist. Wir haben das damals Taskforce genannt,
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die wiederum ein bisschen die Arbeit dieser verschiedenen Intelligenzarbeitsgruppen koordiniert. Und dann ist Folgendes passiert. Wir haben das gemacht und es ist förmlich, muss man wirklich sagen, ein Feuerwerk von Ideen entstanden, weil es sind Menschen zusammengekommen, die sich gegenseitig befeuert haben und kreativ befeuert haben.
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Und ich hatte auf einmal eine riesen Excel-Liste an Projektideen, Themen. Zum Teil sind dann manche Intelligenzteams schon losgesprungen und waren schon am Machen und am Tun. Und ich habe da gesessen und gesagt, wir haben auch noch andere Projekte. Und jetzt kommt es. Wir brauchen jetzt irgendwie eine Übersicht.
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Ich brauche da jetzt irgendwie eine Sichtbarkeit von allem. Und zwar nicht nur ich, eigentlich brauchen wir das alle, weil wir können nicht alle gleichzeitig sozusagen in Work gehen, in Arbeit gehen. Ja, und da sind wir dann eben auf das Kanmban-Board gestoßen und auf Kanmban. Also auf den Weg Kanmban.
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Der sollte uns dann eben zeigen, eine Übersicht von unseren, ich sage mal normalen Projekten, aber auch dem, was aus diesen Intelligenz-AGs entstanden ist und immer wieder neu entsteht, sollte das eben visualisieren. Da sehen Sie, das ist sozusagen unser Kanmban-Board. Ich hatte leider kein besseres Bild, weil, das muss ich vorab sagen,
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wir sind mit Kanmban im Mitte Januar, Mitte Ende Januar 2020 gestartet. Und ja, das tägliche Meeting vor dem Board war dann im Mitte März 2020 vorbei. Also wir sind da wirklich noch am Anfang. Ich komme da aber auch gleich nochmal zu.
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Ja, es war mir wichtig, dass wir im Team auch gemeinsame Vereinbarungen über die Prozesse treffen. Also das heißt, welche Projekte werden jetzt gemacht, welche Projekte haben Priorität. Diese morgendlichen Board-Meetings, muss ich jetzt sagen, aus meiner Sicht fand ich sehr gut. Wir haben auch versucht, so eine wechselnde Moderation da aufzubauen.
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Das war auch durchaus gewöhnungsbedürftig für Mitarbeiter. Was für mich auch nochmal so ein Aha-Erlebnis war, das ist dieses vom Push zum Pull-Modell. Also das heißt nicht wir, so Teamleitungen oder Geschäfte, die sagen so, jetzt ist das Projekt und das Projekt und das Projekt, sondern man zieht sich sozusagen die Projekte, wo dann auch Zeit zu ist
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und wo auch Raum dafür ist, zieht man sich dann in den Prozess und ins Doing. Ja, also das war schon, also ich stehe da immer noch hinter und wir werden das auch wieder aktivieren. Ich habe ja gesagt, durch Corona unterbrochen. Es ist dann viel bei uns in öffentlichen Bibliotheken passiert,
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von Schließungen, Komplettschließungen, Halböffnung, Ganzöffnung. Wir waren sehr mit solchen Dingen beschäftigt. Ich hätte mir das Kanban Board ehrlich gesagt für das Team bei uns ein Jahr vorher schon gewünscht, weil dann hätten wir nämlich all das, was da schon dann Thema war in den Monaten, hätten wir glaube ich auch sehr gut da noch mit weiter steuern können.
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Ja, also all das ist passiert und wir haben viele Entdeckungen für uns gemacht. Wir haben Entdeckungen gemacht auf dieser Reise, dass wir ja viel Kreativität im Team haben. Wir haben eine ziemliche Dynamik plötzlich entwickelt, auch in dieser Corona-Zeit. Also die hat gehalten, obwohl auch die Intelligenzarbeitsgruppen ein bisschen,
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also auch da auch eine Pause war, weil wir auch erstmal lernen mussten, neue digitale Wege zu finden, miteinander zu arbeiten. Wir haben dann im Sommer Microsoft Teams eingeführt, Video Meetings. Das war dann alles erstmal auch Neuland und da waren wir auch sehr mit beschäftigt. Wir haben auch ein neues Miteinander entdeckt.
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Also zum Beispiel in den Intelligenzarbeitsgruppen. Ja, da sitzt eben auch meine Verwaltungsmitarbeiterin, unser Haustechniker. Wir sind da eine ganz bunte Mischung unabhängig der Teamstruktur. Wir haben auch viel mal ausprobiert. Da kam dann natürlich Design Thinking, einfach mal machen, irgendwo hinstellen, gucken, was passiert.
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Wir haben auch Kompetenzen bei uns entdeckt oder auch bei Kollegen entdeckt durch diese andere neue Zusammensetzung. Und es waren durchaus schon gute Methoden und ein gutes Training für diese Corona-Monate, muss man sagen.
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Weil wirklich einfach wir uns ganz schnell einen Tag nach Schließung zusammengesetzt haben. Jeder hat sozusagen reingeschmissen, woran wir denken müssen, was passieren muss und es einfach wirklich sozusagen die Realität auch schnell die Entscheidungen gefordert hat und nicht da erst noch Teamsitzungen notwendig waren unbedingt.
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Ja, wir haben aber auch Abenteuer noch vor uns oder erlebt. Die zeitlichen Ressourcen natürlich. Also bei normalen Öffnungsstunden ist das schon alles sehr herausfordernd, so was zu machen. Auch eine klassische Teamstruktur und dann solche neuen Strukturen parallel laufen zu lassen. Da sind wir gerade auch wirklich an so einer Schnittstelle, würde ich sagen.
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Auch das Thema Agilität in digitale Zeiten zu transformieren. Also wie gesagt, erst einmal lernen, wie man mit Videomeetings arbeitet und diese ganzen Hürden zu nehmen. Wir sind so ein bisschen jetzt mit Meistertask angefangen, mal so auf der Geschäftsführungsebene. Und gucken mal, wir gehen jetzt auch in den Office 365
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und dann versuchen wir das mal so ein bisschen auszurollen. Aber eigentlich ist mein Wunsch auch, dass wir wieder an Bord stehen und darüber diskutieren, wie unsere Projekte weitergehen. Ja, wir haben neue Arbeitsstrukturen, was auch Veränderung ist. Und wo wird welche Entscheidung getroffen? Wer ist wo wie verantwortlich?
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Ja, Agility, also eben den Sinne dann schon. Ein bisschen agile Teamstrukturen. Es haben sich auch so einzelkleine Teams schon gegründet, weil eben der Bedarf da war. Natürlich ist es immer wichtig, auch trotzdem Arbeitsprozesse zu sichern in einer öffentlichen Bibliothek, wo man klare Arbeitsprozesse auch hat. Wir haben ja nicht nur Projekte, sondern ja auch ganz klassische
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Ausleihvorgänge, Bearbeitungsvorgänge. Wie läuft der Informationsfluss? Da haben wir mittlerweile, wir haben das klassische Dateiensystem und so weiter. Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilung auch sehr spannend, wenn plötzlich die Strukturen sich ändern.
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Die Motivation zu erhalten und eben alle Mitarbeiter mitzunehmen, eigentlich im Grunde die Dynamik und Stabilität auszugleichen. Also die eben diese ganzen Dinge so gebracht haben. Das brauche ich jetzt vielleicht dann nicht mehr, dann lasse ich diese Folie mal weg, weil das sind die klassischen Kriterien Agilität, die man so auch in Aufsätzen, in Literatur findet.
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Aber das wäre einfach so das Kriterium, wo ich sage, ja, wir haben eine Vision. Wir haben jetzt nicht so, wir wollen das Ziel erreichen, sondern die Vision, uns dahin zu bewegen. Wir haben erste Etappen erreicht, wie gesagt, Kinderbibliothek wird erneuert. Wir haben neuen digitalen Werkraum geschaffen.
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Wir haben neue Strukturen ausprobiert und eben wir probieren einfach aus und machen mal. Wir akzeptieren auch Fehler. Wir haben Dinge auch innerhalb dieser Corona-Zeit nach zwei Tagen wieder zurückgefahren und wieder anders gemacht. Das ist überhaupt kein Problem. Wir sind, finde ich, schon recht schnell bei uns, dass wir auch sehr schnell etwas umsetzen können, ist die Betriebsform vielleicht auch ein Vorteil natürlich.
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Wir sind auch sehr offen für Ideen und wir lernen immer, immer, immer wieder. Und wir haben gelernt, dass wir das gemeinsam eigentlich am besten schaffen. Also das wirklich sozusagen nicht irgendwo eine Teamleitung, sondern wir gemeinsam machen uns auf den Weg und dann passiert auch was. Und deswegen ist eigentlich am Ende
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ist es so, dass wir ein Ziel haben, aber das eigentlich, meine Erkenntnis so ist, dass dieser Weg dahin eigentlich jetzt schon das Ziel geworden ist bei uns, wie wir damit arbeiten und dass sich eigentlich so das Weitergehen auf alle Fälle lohnen wird. Also wir sind jetzt so an so einem Punkt, wo wir sagen, jetzt müssen wir entscheiden, wie wir unsere klassische Teamstruktur,
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diesen neuen Strukturen ein bisschen anpassen und wie wir das sozusagen harmonisieren miteinander. Das wird jetzt noch mal organisatorisch ein wichtiger Schritt werden. Ja, dann sage ich herzlichen Dank.