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Ein Fachreferat, zwei Laufbahnen: Ein Erfahrungsbericht der ULB Darmstadt zur Neuorganisation des Fachreferats

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Ein Fachreferat, zwei Laufbahnen: Ein Erfahrungsbericht der ULB Darmstadt zur Neuorganisation des Fachreferats
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8
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Forschungsdatenmanagement, Publikationsdienstleistungen, Text- und Data Mining, Bibliometrie etc. sowie zudem Management- und Koordinationstätigkeiten. Das Aufgabenfeld für Fachreferent:innen bzw. den höheren Dienst in wissenschaftlichen Bibliotheken hat sich in den letzten Jahren immer stärker gewandelt und ausdifferenziert. Ehemals „klassische“ Fachreferatsaufgaben wie Literaturerwerb, inhaltliche Erschließung und Budgetverantwortung wurden um neue Handlungsfelder, vor allem im Bereich forschungsnahe Dienste, erweitert. Gleichzeitig sind die ursprünglichen Tätigkeiten durch technische Unterstützung (Approval Plans, Fremddatenübernahme, Einsatz Künstlicher Intelligenz etc.) einfacher geworden. Diese Entwicklungen führen zu veränderten Aufgaben- und Anforderungsprofilen nicht nur im höheren Dienst, sondern davon ausgehend auch in allen anderen Dienstgruppen und erfordern daher eine Neugestaltung der bibliotheksinternen Zusammenarbeit. Die ULB Darmstadt hat darauf bereits reagiert und einen Prozess zur Neuorganisation der Fachreferatsarbeit angestoßen. Fachreferent:innen haben ihr Wirkungsspektrum um neue Tätigkeiten erweitert. Als Entlastung dafür wurden bestimmte Aufgaben, die bislang dem höheren Dienst zugeordnet waren, an den gehobenen Dienst übertragen. Dieser wiederum hat Tätigkeiten an den mittleren Dienst abgegeben. Der Vortrag gibt einen Einblick in die Changemanagement-Prozesse an der ULB Darmstadt und zeigt anhand konkreter Beispiele aus der Praxis auf, wie Zuständigkeiten und Workflows in den Fachreferaten neu organisiert wurden. Außerdem wird dargelegt, welche Chancen sich aus den Umstrukturierungen ergeben und wie die ULB mit den damit verbundenen Herausforderungen (neue Rollenverteilungen, geändertes Selbstverständnis der eigenen Funktion, Eingruppierungsfragen, Stärkung digitaler Qualifikationen und Kompetenzen, angepasste Profile bei Stellenausschreibungen etc.) umgeht.
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German
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Computer animation
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Computer animationLecture/Conference
Ich möchte Ihnen jetzt in meinem Vortrag einen Überblick darüber geben, wie wir an der ULB Darmstadt die neue Ausrichtung der Fachapparate organisiert haben.
Ich möchte zunächst kurz auf die Ausgangssituation eingehen, die uns alle betrifft, also es ist nicht nur für Darmstadt. Es gibt ja allgemein eine wachsende Relevanz von Big Data, also Daten sind ja das große Thema, Daten ordnen, Daten katalogisieren, Daten kuratieren, Daten verfügbar machen. Das betrifft uns ja alle.
Es gibt die digitale Transformation der Wissenschaften in Forschungspraxis und Publikationskultur und das schlägt sich auch in der Diskussion über die Ausrichtung und Zielsetzung von wissenschaftlichen Bibliotheken
Es gab dazu auch vor kurzem zwei einschlägige Publikationen und zwar einmal die Empfehlungen zur Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access vom Wissenschaftsrat sowie ein Positionspapier von der VDB Kommission für Forschungsnahe Dienste. Ich habe die beiden Paper hier auch nochmal verlinkt. Die
befassen sich also auch explizit mit diesen Themen und auch wie sich das auf die Fachreferate auswirkt. Ja und das Ganze führt dazu, dass sowohl digitale Kompetenzen und Services als auch die Ausrichtung bibliothekarischer Dienstleistungen an den Bedarfen der Wissenschaft hergestellt werden muss.
Diese rasante Veränderungsdynamik, wie es in diesen Publikationen auch bezeichnet wird, wirkt vor allem auch in die Fachreferate hinein. Also da kommt es jetzt zu einem ineinander greifen von sogenannter klassischer Fachreferatsarbeit und diesen neuen
forschungsnahen Diensten. Ich gehe da gleich noch näher drauf ein, wie sich das bei uns in Darmstadt auswirkt. Es gibt im Zuge dessen auch einen wachsenden Bedarf an sogenannten Data Librarians in der Funktion der Inhaltsvermittlung und auch Unterstützung bei der Datenaufbereitung
und Auswertung. Es ist gegenwärtig auch weniger spezifisches Fach, sondern mehr und mehr generisches Methodenwissen gefragt und zwar in allen Disziplinen oder in allen Bereichen, also sowohl Geistes- und Sozialwissenschaften als auch Natur- Ingenieurwissenschaften oder auch
Medizin gefragt. Und bei Bedarf nehmen Fachreferentinnen auch an Forschungsprojekten teil, das wird dann als sogenannter Embedded Librarian bezeichnet. Gleichzeitig gibt es durch den
technischen Fortschritt auch eine Entlastung bei inhaltlichen Arbeiten. Also wir haben ja schon länger die Möglichkeit der Fremddatenübernahme. Es ist möglich KI in der Sacherschließung beispielsweise einzusetzen. Wir in Darmstadt
arbeiten zum Beispiel auch daran Erwerbungsvorschläge automatisiert zu ermitteln. Die Approval Plans gibt es und ja mehr. Ja, was bedeuten diese allgemeinen Entwicklungen nun für die Fachreferate an der ULB Darmstadt? Dazu möchte ich zunächst
mal einen kurzen Blick auf unser Organigramm werfen. Also wir sind an der ULB so aufgebaut, es gibt die Direktion, es gibt drei Stabsstellen, die Sie da rechts oben sehen und ansonsten gibt es sechs große Abteilungen und die Fachreferate
sind bei uns in Abteilung eins, das ist Abteilung für Bestandsentwicklung und Erschließung untergebracht. Also ich leite diese Abteilung und die Abteilung besteht aus vier Teams. Zum einen das Team Lizenzen und Rechte,
sowie drei sogenannten Fachteams. Das ist einmal das Fachteam Geistes- und Sozialwissenschaften, was für alle Fächer aus diesen Bereichen zuständig ist. Das ist das Fachteam MINT, das kümmert sich um die Mathematik, Informatik, Physik, Elektrotechnik, diese Fächer. Und das
Fachteam Natur- und Ingenieurwissenschaften, Kultur und Architektur, abgekürzt NICA, da sind Fächer wie Chemie, Bau, Umweltwissenschaften, aber auch Architektur, klassische Archäologie, Kunstgeschichte
und Maschinenbau mit organisiert. Diese Fachteams, ich glaube in anderen Bibliotheken kann man das mit Sachgebieten auch vergleichen. Und das Besondere bei uns ist, dass die Fachreferenten direkt in diese Teams integriert sind. Also die Fachreferenten sind fester Bestandteil dieser Teams. Jeder
Fachreferent, jede Fachreferentin gehört einem, manchmal sogar zwei Teams an, je nachdem welche Fächer sie betreuen. Das führt dazu, dass es bei uns schon immer eigentlich eine sehr enge Zusammenarbeit der Fachreferentinnen mit den
Kolleginnen aus dem gehobenen und mittleren Dienst gibt, aufgrund dieser Fachteamstruktur. Und die Fachreferentinnen nehmen zum Beispiel auch an den regelmäßigen Teamsitzungen teil. Ja, auch wir in Darmstadt verspüren einen wachsenden Bedarf an Datenspezialisten in der
Funktion der Inhaltsvermittlung und auch Unterstützung bei der Datenaufbereitung und Auswertung. Wir haben auch größere Projekte in diesem Bereich laufen. Und das führt dazu, dass bei uns die Fachreferentinnen zum Teil gegenwärtig, zum Teil auch zukünftig, dann vor allem Aufgaben im Bereich der jeweiligen
Methodenkompetenzen und des digitalen Bestandsaufbaus wahrnehmen, sowie auch für die Kommunikation mit den Fachbereichen weiterhin zuständig sind. Fallweise nehmen auch bei uns dann Fachreferenten direkt an Forschungsprojekten in den Fachbereichen teil. Genau, und wenn das jetzt alles so
bleiben würde, wie es jetzt ist, dann würde es ja zu einer Überlastung der Fachreferentinnen führen, weil sie einerseits neue Aufgaben übernehmen und wenn sie das alte weiterführen würden, würde das auch zeitlich einfach nicht mehr funktionieren. Es wäre auch keine
sachgerechte Beschäftigung mehr, denn viele Arbeiten aus Erwerbung und Erschließung bedürfen heute keines Fachstudiums mehr. Und Fachreferentinnen, die ausschließlich Fachreferate im klassischen Sinne betreuen, werden immer seltener. Also bei uns ist es so, dass die allermeisten Fachreferentinnen neben der Betreuung ihrer Fachreferate
weitere Aufgaben wahrnehmen. Das sind zum einen Management- und Koordinationsaufgaben, aber auch sogenannte Forschungsnahedienste. Also zum Beispiel eine Kollegin ist Personalreferentin und Fortbildungsbeauftragte. Ein anderer Fachreferent kümmert sich um Haushalt und Statistik. Wiederum eine
andere Kollegin leitet unser Team Lizenzen und Rechte. Wir haben einen Kollegen, der für die Koordination der Sacherschließung zuständig ist. Ein anderer Kollege leitet die Forschungsdatenservices mit einem eigenen Team wiederum. Dann haben wir einen Kollegen, der das Kompetensteam
Text und Data Mining leitet. Ein anderer Kollege leitet das Kompetensteam Bibliometrie. Und wir haben auch einen Fachinformationsdienst Bau Digital, der ist bei dem Fachreferenten für Architektur mit angedockt. Genau, also das nur einige Beispiele für Aufgaben, die von den Fachreferenten jenseits ihrer klassischen
Fachreferatsaufgaben wahrgenommen werden und zum großen Teil auch einen beträchtlichen Teil der Kapazitäten einnehmen. Ja, das oder dieser Tatbestand führt dazu, dass bei uns neue Rollenverteilungen notwendig sind, bzw. dass es zu Aufgaben,
Verlagerungen zwischen Fachreferaten und gehobenen und mittleren Dienst bei Bestandsaufbau und in der Erschließung kommen muss. Die Aufgaben werden bei uns im Zusammenhang der Fachteams gedacht, sodass alle Prozesse unmittelbar ineinander übergreifen. Und wir
haben es bis jetzt so gelöst, dass die Fachreferentinnen vor allem folgende Aufgaben an den gehobenen Dienst delegieren. Das ist einmal die Literaturbeschaffung, also sowohl kostenpflichtige als auch frei verfügbare Literatur, wobei erwerbungsstrategische Entscheidungen
bei den Fachreferentinnen bleiben. Zum zweiten ist es die Inhaltserschließung nach RVK und der dritte Komplex ist die Budget- Überwachung im Rahmen eines Monitorings, also die Budget- Verantwortung bleibt bei den Fachreferenten, aber die Kollegen aus dem gehobenen Dienst haben das
im Blick, die warnen dann auch, wenn noch zu viel Geld da ist oder wenn mehr ausgegeben werden muss, also die überwachen das. Dadurch wird es auch erforderlich, dass die Kollegen aus dem gehobenen Dienst wiederum Aufgabe an den mittleren
Dienst abgeben und das ist bei uns zum Beispiel die Katalogisierung von Publikationen TU-Angehöriger, also wenn es sich um einfache Fälle handelt. Das ist die Ermittlung von Nummern von Entitäten im Rahmen der GND beispielsweise. Perspektivisch wird es auch die Qualitätsprüfung
oder Ergänzung von XML-Daten sein und vieles mehr. Also die Verlagerung schlägt sich auf alle Bereiche durch. Folgende Referate wurden bei uns in Darmstadt bereits auf das neue Modell umgestellt, also das Ganze ist
ein Work in Progress, aber wir haben drei Kollegen, die schon in dem neuen Modell direkt arbeiten. Das ist einmal der Fachreferent für Architektur, klassische Archäologie und Kunstgeschichte. Also da gibt es schon das neue Modell. Das zweite Tandem ist aus Chemie- und Materialwissenschaften
und der dritte Bereich ist der Maschinenbau. Weitere werden folgen. Genau, wir haben jetzt auch keinen konkreten Zeitpunkt dafür festgelegt, wo wir gesagt haben, bis dahin müssen alle Fachreferate umgestellt werden,
sondern es ist wie gesagt Work in Progress und wir haben erst mal damit gearbeitet, dass Fachreferate, die nachbesetzt wurden, dann ins neue Modell kamen und es gibt auch Kolleginnen, die dem ganzen, sowieso schon aufgeschlossener gegenüber stehen, also die haben wir dann auch mit reingenommen und das Ganze ist ein Prozess. Also wir haben das jetzt nicht punktuell angeordnet. Es gibt
damit weiterhin eine enge bzw. sogar nochmals intensivierte Zusammenarbeit zwischen allen Dienstgruppen, also höherer, gehobener und mittlerer Dienst. Und bei uns ist es so, da kommt uns jetzt die Fachteamstruktur entgegen, aus
meiner Sicht in Darmstadt. Also wir haben es dann auch so gehandhabt, dass wir in diesem Fachteam sogenannte Tandems gebildet haben, bestehend aus dem Fachreferent oder der Fachreferentin plus einem Kollegen, Kollegin aus dem gehobenen Dienst, die dann dieses neue Modell bilden. Also der übrige Teil des Teams macht auch mit, aber diese beiden bilden dann so ein Tandem,
die jetzt zusammen das Fachreferat managen. Ja, diese neuen Aufgaben, die ich skizziert habe, führen auch dazu, dass es Fortbildungs- und Schulungsbedarf bei allen Beteiligten gibt, insbesondere zum Beispiel im Erwerb fehlender Kenntnisse bei digitalem
Publizieren, Projektentwicklung und Durchführung, Forschungsdaten, Semantik-Web-Techniken, XML, Text und Data-Mining, Internet-Standards, Exist-Normdaten und vieles mehr. Denn diese Komplexe sind für die meisten KollegInnen neu und da besteht also in allen Bereichen
Fortbildungsbedarf. Wir bemühen uns auch darum, diese neuen Kompetenzen bereits in Referendariat, Studium und Ausbildung zu vermitteln, so dass es uns im praktischen Teil möglich ist, denn idealerweise bringen die Kollegen das dann ja, wenn sie ausgelernt sind, auch mit, dass sie dann fit sind für diese neuen Aufgaben. Und das Ganze
schlägt sich auch auf unsere Stellenausschreibungen nieder, also es führt dann eben auch zu veränderten Qualifikations- und Ausschreibungsprofile. Also wir schreiben dann diese skizzierten Kompetenzen und Bedarfe auch entsprechend aus in unseren Stellen. Genau, wie ich schon
gesagt habe, ist diese Übernahme der neuen Aufgabenbereich hier ein Prozess und das Ganze führt auch zunächst zu einer zusätzlichen Arbeitsbelastung durch die neuen Aufgaben, denn auch wenn es eine Verlagerung gibt, ist ja nicht automatisch irgendwas weggefallen.
Es ist vielmehr so, dass es oft noch sogar unverändert hohen Workload gibt, auch im konventionellen Erschließungs- und Erwerbungsbereich. Also nur weil jetzt diese forschungsnahen Dienste dazukommen, fällt ja nicht automatisch anderes weg. Und das führt dazu, dass Priorisierungen erforderlich sind. Also wir sind auch gerade dabei unser bisheriges
Aufgabenportfolio und Service- Portfolio mal klassisch zu überprüfen. Zum Beispiel in den Fachteams gucken wir gerade mal genau, was wir bei Geschenktausch und Mitgliedschaften noch brauchen und wo man vielleicht auch aus Effizienzgründen Synergieeffekte schaffen kann oder was wir vielleicht auch dann ganz einsparen. Das läuft
unter dem Stichwort, also Abschneiden alter Zöpfe, wie es mein Chef auch öfter schon definiert hat. Genau, und wir ziehen auch in Erwägung eventuell bestimmte Arbeiten und Aufträge an externe Dienstleister abzugeben. Wie wir es zum
Beispiel bei Retro-Konversionsprojekt schon gemacht haben, das hat jetzt nichts mit Fachverraten zu tun, aber sowas könnten wir uns theoretisch auch bei anderen Bereichen vorstellen. Ja, was sind die Vorteile und Potenziale dieses ganzen Prozesses? Die Bibliothek ist damit auch zukünftig im
Stande, die Bedarfe ihrer Zielgruppen kompetent und zeitnah, sowohl inhaltlich als auch in der Vermittlung zu bedienen. Wir können allen Dienstgruppen eine sach- und kompetenzgerechte Beschäftigung bieten. Budgetkontrolle und Lizenzverwaltung sind besser zentral zu organisieren oder
lassen sich vom Fachverrat entkoppeln. Und die Berücksichtigung und auch Nutzung des technischen Fortschritts schafft uns dann eben Kapazitäten für die neuen skizzierten Aufgabenfelder. Es gibt aber auch Herausforderungen bei diesem Prozess. Zum einen
Stichwort Change-Management, also das Ganze ist für alle neu und neu, es weckt öfter auch mal Skepsis, man weiß nicht genau, was auf einen zukommt. Also dass diesen Prozess oder mit den Fragen stehen wir auch gegenüber. Diese neuen Entwicklungen müssen auch erst mal und die daraus
resultierenden Änderungen müssen auch erst mal akzeptiert werden von den KollegInnen und zwar in allen Dienstgruppen, denn es führt ja doch auch zu einem neuen Selbstbild und Selbstverständnis der eigenen Funktionen und Aufgaben. Also wenn man Jahre oder sogar Jahrzehnte vorher etwas anderes gemacht hat, dann stellt man das nicht so von einem auf
anderen Tag um. Also da gehen einige Fragen miteinher, die vielleicht auch die eigene Entität oder das Selbstverständnis hinterfragen. Und es gibt und gab auch bei uns Skepsis bzw. Fragen bezüglich zukünftigen Status oder auch ändert sich an der Eingruppierung jetzt etwas. Wir
hatten dazu auch eine größere Informationsveranstaltung letztes Jahr, wo wir auch das mit allen Beteiligten besprochen haben und auch die Hintergründe dargelegt haben. Und es gibt gegenwärtig noch kaum Rollmodels. Also das Ganze ist ja noch neu. Das gibt nicht so viele Vorbilder jetzt auch oder Rollenmodelle in anderen Einrichtungen. Ja zum Abschluss
noch ein kurzes Zwischenresümee von unserem Prozess. Also wie ich schon erwähnt habe, ist das bei uns die Umstellung auf das neue Fachreferatsmodell kein punktuelles Ereignis, sondern muss auch als Prozess betrachtet und auch gestaltet werden. Also wir werden auch demnächst eine Zwischenevaluierung
vornehmen mit allen Beteiligten. Aus unserer Sicht ist es auch empfehlenswert, nicht alle Fachreferate gleichzeitig und in vollem Umfang umzustellen, sondern sukzessive, denn dann kann man unter anderem auch aus Fehlern lernen oder manches noch optimieren. Genau eine
Kommunikation und Zusammenarbeit, enge Kommunikation und Zusammenarbeit aller Beteiligten ist essentiell. Da kommt uns eben auch die Fachteamstruktur entgegen und ja, dieser ganze Prozess macht uns als wissenschaftliche Bibliothek eben fit für unsere zukünftigen Aufgaben und Funktionen und
bietet aus unserer Sicht auch große Potenziale, aber eben auch Herausforderungen für alle Beteiligten. Soweit in aller Kürze ein kleiner Erfahrungsbericht von uns aus Darmstadt. Ich habe Ihnen dann hier mal noch meine Kontaktdaten hinterlegt, falls es auch nach der Veranstaltung noch Fragen dazu gibt. Aber jetzt
bedanke ich mich erstmal und bin gespannt auf Ihre Feedback und Ihre Fragen. Vielen Dank.