Power BI Basics. Das Power BI, welches hier verwendet wird, ist das kostenlose Power BI Desktop.

Es kann bei Microsoft heruntergeladen und installiert werden. Diese kostenlose Version hat keine Cloud-Funktion wie ihre professionelle Variante und kann nicht auf dem Mobile verwendet werden. Power BI unterscheidet Berichte, die auf mehrere Seiten lang sind,

Modelle und weitere interaktive Komponenten. Berichte können im Power BI Desktop erstellt werden. Dashboards hingegen sind interaktive Zusammenfassungen von mehreren Berichten. Diese Möglichkeit steht nur in der kostenpflichtigen Version zur Verfügung.

Um nun einen Bericht zu erstellen, muss man schon eine relativ klare Vorstellung haben, was genau dargestellt werden soll. Man sollte ein Ziel mit der Datendarstellung verfolgen. Man braucht eine Zielvorstellung, was soll dargestellt werden. Visualisierung, wie soll es dargestellt werden.

Daten, woher kommen diese Informationen? Das bedeutet in der Vorbereitung, Datenaufbereitung im Vorfeld, dass zum Beispiel Tabellen hinsichtlich ihres Zustandes geprüft werden sollten. Gegebenenfalls müssen bei Excel-Tabellen Formatierungen, Leerzeichen, unklare Eingaben usw. geprüft und korrigiert werden.

Denkbare Datenquellen wären in diesem Fall Bauteillisten oder Raumlisten aus Revit, Datenlisten aus dem Ausschreibungsprogramm, Daten aus der Cloud oder aber auch Daten zum Beispiel aus Geoportalen. Für dieses Projekt habe ich drei Excel-Dateien vorbereitet.

Eine Datei basiert auf der Raumliste aus Revit, die automatisch ermittelte Flächendaten enthält. Eine weitere Excel-Datei enthält ausgemessene Daten, die zu einem späteren Zeitpunkt erstellt wurden. Eine weitere Datei enthält Auftragsdaten einer Baufirma mit Planungsbegingen,

Auftraggebern, Auftrag nach Bundesland und Auftragsvolumen. Diese Daten sollen hier als Beispiele dienen. Hier zum Vergleich jetzt einmal eine Tabelle, die weniger geeignet ist. Das hier wäre ein Export der Fensterliste aus Revit.

Man sieht hier direkt, dass diese Tabelle im Prinzip hier nicht ordentlich eingefüllt ist, weil beim Export schon was falsch gelaufen ist. Das ist im Prinzip ein Textfeld. Hier vorne drin, unterschiedliche Anzahl von Trennzeichen, Formatierungen dadurch auch natürlich nicht gegeben.

Wenn ich das jetzt zum Beispiel bei Power BI einfügen würde, müsste Power BI recht wenig mit so einer Tabelle anzufangen. Daten abrufen. Das ist so eine CSV-Datei.

Jetzt sehe ich die hier in der Vorschau. In der Vorschau sieht man diese Probleme jetzt nochmal deutlich. Es gibt Spalten mit unterschiedlichen Datentypen. Da sind also einmal Textteile, einmal Zahlen drin.

Die Zahlen sind falsch formatiert worden. Die werden jetzt in Metern und nicht mehr in Zentimetern angezeigt. Überschriften sind unklar oder gar nicht vorhanden. Man weiß also nicht, was für ein Typdaten dort jetzt in den Spalten sich befinden. Somit stellt man sich die Frage, was möchte ich denn mit diesen Daten zeigen?

Will ich zum Beispiel Angebote mit den Fenstertypen verbinden, dann müsste ich hier eine Tabelle mit vergleichbaren Eigenschaften dieser unterschiedlichen Fenster importieren. Das ist so jetzt mit solchen Grunddaten, die einfach aus dem Programm raus exportiert werden, eventuell nicht gegeben.

Beginnen wir also nun den praktischen Teil, indem wir Power BI starten und einfach mal gucken, was passiert. Power BI Desktop öffnet mit so einer Splash-Screen.

Und hier kann man vor allen Dingen auf bereits erstellte Berichte zugreifen. Das möchte ich aber alles gar nicht. Ich möchte eigentlich eine leere Datei haben, also mache ich das jetzt hier erstmal zu. Ja, ich möchte, muss zwangsläufig jetzt erstmal hier Daten aus Excel importieren, dann bin ich das hier los.

Und ich werde aber dann erstmal kurz auch was zur Benutzeroberfläche sagen. Also ich verbinde jetzt meine erste Excel-Datei, weil das ist das erste, wonach er hier fragt.

Das sollte diese Excel-Datei sein. Und dann werde ich hier noch gefragt, welche Ansicht, wenn ich das hier anklicke, erhalte ich hier im Übrigen auch eine Vorschau. Und zum Beispiel, wenn ich jetzt hier eine Spalte zu viel habe, kann ich hier auch zum Beispiel Daten transformieren.

So, das kommt ja vor auch in der Praxis. Dann tack ich jetzt hier diese, möchte ich ganz gerne entfernen.

Die brauche ich nicht. Ich brauche nur hier die Spalten, wo auch Einträge drin sind. Zurückgeguckt in die Excel-Datei sieht man hier jetzt auch, dass diese Spalte in der Original-Datei weg ist. Und man sieht ja auch ganz schön, dass die gesamte Excel-Datei als

Flächen eins, aber er übernimmt in der Darstellung hier den Namen vom Arbeitsblatt. Und habe das jetzt hier im Power Query Editor geschafft. Möchten Sie Änderungen anwenden? Klar. Und dann lädt er jetzt diese Excel-Tabelle schnell.

Und jetzt bin ich hier in der Benutzer-Oberfläche von Power BI. Ich werde jetzt hier mal den Bildschirm, ich werde das Ganze hier

mal ein bisschen rüberziehen, damit man einfach besser erkennt, was man machen kann. Wir haben hier die Startleiste hier oben mit verschiedenen Funktionen. Man kann etwas einfügen.

Das hier werden wir erstmal gar nicht großartig verwenden. Und das werden wir hier über die Seiten bedienen. Ich gehe auf Start zurück. Wir haben hier einmal die Berichtsansicht, da werden wir auch gleich Berichte erstellen bzw. ein Deckblatt auch erstellen.

Die Datenansicht, da sieht man hier die Tabelle, die ich bereits hereingeladen habe. Und wenn man mehrere Tabellen hat, kann man diese hier auf dieser dritten Modellansicht miteinander verbinden.

Ich gehe zurück zur Berichtsansicht. Ein relativ wichtiger Bereich ist natürlich hier die Auswahl der Visualisierungen. Und hier sehe ich jetzt die bereits verknüpften Daten und da eben als Unterpunkte die einzelnen Spalten dieser Daten aus der Excel-Tabelle.

Bevor ich jetzt damit loslege, habe ich mir gedacht, werden wir erstmal diesen Bericht hier ein bisschen formatieren und wir werden ein Deckblatt dazu erstellen.

Wir sind jetzt hier auf der Seite 1 und mit diesem Pluszeichen können wir mehrere Seiten erstellen. Auf der Seite 1, wenn ich unter Visualisierungen hier auf Berichtsseite formatieren gehe, kann ich hier den Namen ändern.

Ich nenne das mal jetzt Deckblatt. Und bei den Canvas-Einstellungen kann ich zum Beispiel Benutzer definiert oder hier ich gehe mal auf diese Briefeinstellung, weil das dem A4-Format ein bisschen ähnlich ist.

Ich melde einfach der guten Einfachheit halber das hier aus und ich könnte jetzt hier Hintergrundfarbe, Bilder usw. bearbeiten. Mache ich nicht, brauche ich im Moment nicht, sondern es geht sich um Basics. Auf diesem Deckblatt nun, dachte ich, ist es ganz gut, wenn man den Projektnamen zum Beispiel hinschreibt.

Also werde ich jetzt hier ein Textfeld erstellen. Hier kann ich jetzt aus den auf meinem Rechner installierten Schriften eine Schrift auswählen, Größe hinzusetzen.

Und werde jetzt hier einfach mal den Projektnamen hin tippen und das Ganze mal so über die ganze Breite ziehen und das Ganze so ein bisschen so zuschneiden.

Möglicherweise auf solchen Berichten hat man auch gerne ein Bild von seinem Projekt. Unter einfügen kann ich hier nicht nur ein Textfeld erstellen, auch ein Bild hinzufügen.

Und hier würde ich jetzt ein abgespeichertes Bild von meinem Projekt einfügen. Am unteren Balken kann ich dieses Bild dann noch von der Größe her ein wenig korrigieren, bis es mir gefällt und groß genug ist.

Erstellen wir unseren ersten kleinen Bericht mit Daten aus der verknüpften Excel-Tabelle. Ich gehe mal auf die zweite Seite und muss jetzt hier auch vielleicht den Seitennamen ändern und auch entsprechend wieder das Format ändern,

weil das übernimmt Power BI leider nicht automatisch.

Das ist aber schnell gemacht. Fangen wir an mit einem einfachen Balkendiagramm, das aus der importierten Excel-Tabelle erstellt werden kann. Um zum Beispiel dieses Balkendiagramm zu erstellen, klicke ich einfach auf dieses Balkendiagramm, dann bekomme ich hier so eine Art Platzhalter.

Und füllen, das kann ich, indem ich hier einer dieser Punkte mit X- und Y-Achse zum Beispiel verbinde.

Sagen wir mal, ich nehme die Namen, die möchte ich gerne auf der Y-Achse sehen, und die Fläche auf die X-Achse. Ich kann das Ganze jetzt hier auch wieder an diesen Balken ein bisschen größer ziehen und habe jetzt hier das allererste Balkendiagramm erstellt.

Ich kann das Erscheinungsbild ändern, indem ich jetzt hier beim ausgewähltem Diagramm wieder auf visuell formatieren gehe.

Und zum Beispiel, wir sind in der Y-Achse, da ist der Titel Name, aber zum Beispiel Summe

von Fläche nach Name finde ich nicht ganz so günstig hier auf der X-Achse oder Summe von Fläche. Da könnte man sich auch vorstellen, zum Beispiel das ist Fläche in Quadratmetern, dass er lieber das so anzeigen soll.

So, dann dieser Summe von Fläche nach Name, unter Allgemein bekomme ich jetzt hier den Titel auch angezeigt und kann den ändern.

Fläche nach Raum zum Beispiel, so. Und das würde mir schon besser gefallen.

Weitere Optionen, die man jetzt hier hätte, ist, wir haben hier beispielsweise Raumnummern.

So, diese Raumnummern könnte man zum Beispiel als Legende verwenden, wenn man das möchte, einfach mal nur um zu zeigen, was dann passiert. Dann kommt man jetzt hier die Nummern eingeblendet und alles wird unterschiedlich auch eingefärbt.

Ist bei so einer kleinen Tabelle vielleicht nicht sehr sinnvoll, aber einfach nur um zu zeigen, was hier passiert, nehme ich dann auch wieder raus. Als weitere Option zeigen wir jetzt die Erstellung einer Tabelle in Power BI. Und genau, kann jetzt hier auch wieder zum Beispiel Name, den haben wir schon drin, und Fläche hier anzeigen lassen in Form einer Tabelle.

Er bildet auch entsprechend Summen hier zu. Das sind beides mal die gleichen Daten, nur halt unterschiedlich dargestellt.

Was wäre jetzt hier noch besonders zu erwähnen? Es gibt die Möglichkeit, zum Beispiel Daten auf eine einfache Art zu filtern. Das können wir gerne mal machen, hier mit dem Balkendiagramm. Ich nehme jetzt die Geschosse und setze die Geschosse als Filter ein, und zwar nur für dieses eine Diagramm.

Jetzt habe ich hier zum Beispiel EG. Wenn ich EG anwähle, zeigt er mir nur alle Daten, die in der Excel-Tabelle mit EG bezeichnet worden sind an.

Oder eben Obergeschoss, dann wechselt er hier auf die Räume im Obergeschoss. Er kann natürlich auch beide anzeigen, und das wäre ein Beispiel hier für einen Filter.

Für dieses Visual, das ist also nur für eines. Man kann aber auch Filter setzen für beide gleichzeitig, die halt hier eben auf einer Seite filtern für diese Seite oder für alle Seiten.

Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, die ich eigentlich auch ganz schön finde, die man hier anwenden kann. Und zwar werde ich jetzt diesen Filter erst einmal löschen und stattdessen einen Datenschnitt anlegen.

Der Datenschnitt ermöglicht es, auf der Seite für alle Nutzer interaktiv auszuwählen, welcher Datensatz betrachtet werden soll. Jetzt nehme ich mir hier das Geschoss, ziehe das hier rein, und man sieht, er legt sich jetzt hier so eine Schaltfläche an.

Wenn ich jetzt hier auf EG klicke, dann sind hier alle Daten nur fürs Erdgeschoss angezeigt oder eben aufs Obergeschoss. Dann zeigt er mir jetzt hier die Daten fürs Obergeschoss an.

Ich kann jetzt hier mit dem Radiergummi die Auswahl löschen, dann würde er wieder hier in diesem Falle alle Daten anzeigen. Ich lade jetzt die zweite Excel-Tabelle zu diesem Bericht hinzu.

Dazu gehe ich unter Start auf Excel-Arbeitsmappe und wähle dazu die zweite Excel-Tabelle aus. Sie unterscheidet sich von der ersten, dort ist ein anderes Datum abgelegt, und

die Flächen unterscheiden sich ganz leicht von den Flächen in der ersten Fläche. Es ist immer so, als ob man Fläche nach Planung berechnet hat, und die existierenden Flächen nach einem Aufmaß oder einem Datenscan, wie auch immer. Jedenfalls sind diese Daten leicht unterschiedlich vom ersten Datensatz.

Und die lade ich jetzt in die Datei. Unter der Spalte Daten befindet sich jetzt eine weitere Excel-Datei, also einmal Räume 01 und einmal Räume 02 aus dieser neu hinzugeladenen Excel-Datei.

Ich möchte jetzt die Abweichung dieser Daten voneinander, der Flächendaten, die möchte ich gerne darstellen. Und dazu gehe ich jetzt erst einmal auf das Datenmodell, Modellansicht.

Hier gibt es eine Beziehung, die er automatisch schon erstellt hat, und zwar die Beziehung der Raumnummern. Aber ich möchte Fläche und Fläche in Beziehung setzen. Und das habe ich jetzt gemacht, indem ich einfach hier drauf gekleckt habe, mit gedrückter linker Maustaste zur anderen Fläche herübergezogen habe.

Jetzt gehe ich zurück auf meine Berichtsansicht und versuche hier dieses Balkendiagramm noch ein wenig zu modifizieren.

Und zwar indem ich diese Fläche, diese von der neuen Datei, hier zuziehe. Jetzt stellt er genau diese beiden nebeneinander, aber eben als ganze Zahl, nicht als Kommazahl hier in der Ansicht.

Und da müsste man jetzt nochmal hier in der Darstellung gucken, dass hier Kommazahlen angezeigt werden. Die Einstellung dafür finden Sie unter Visual Formatieren, Werte, Dezimalstellen für Werte.

Das können Sie verstellen, und dann sehen Sie auch, wie sich die Zahlen in der Darstellung verändern.

Wenn diese Zahlen relativ groß sind, verschwinden sie irgendwann, wenn der Balken zu klein wird für die Zahl. Dann müsste man entweder die Zahl kleiner machen, dann gucken, wie lange das so lesbar ist oder aber. Alternativ dazu kann man natürlich hier hingehen und der Darstellung mehr Raum geben.

Sollte ich befinden, nö, ich möchte eine etwas andere Darstellung haben, kann ich jetzt hier zwischen den einzelnen Diagrammen so auch hin und her schalten.

Da die Flächen sich ja nicht summieren sollen, habe ich mich dann letztendlich dazu entschieden, die unterschiedlichen Flächen untereinander anzuzeigen. Das ist möglich am besten durch dieses gruppierte Balkendiagramm.

Ich habe die ein bisschen unterschiedlich eingefärbt und eben groß genug gemacht, sodass man auch die unterschiedlichen Flächen, dass die Zahlen angezeigt werden. Hat man das Ganze zu klein, sieht man verschwinden hier Zahlen und die Zahlen werden nicht vollständig angezeigt.

Genau und im Summe von Flächen hier, das konnte ich nicht ändern, dann habe ich hier noch ein Textfeld dazu gesetzt. Einmal errechnete, einmal gemessene Quadratmeter, damit man weiß, was hier was ist.

Ja und ich habe halt die Farben noch ein bisschen einfach deutlicher gemacht. Genau, unter Balken, Farben kann man hier für diese Darstellungen die Farben auswählen und das Ganze so auch sehr hübsch sichtbar machen.

Ein weiteres schönes Feature von Power BI ist, dass diese beiden Darstellungen, die Tabelle und auch diese Visualisierung untereinander interaktiv sind.

Wenn ich jetzt hier beispielsweise einen Raum wie die Terrasse aus, auf der Tabelle, ich wähle die an, dann highlightet er diese Werte in der Visualisierung und auch umgekehrt. Wenn ich jetzt hier einen Raum aus, zeigt er hier dann nur die Tabellenwerte, die zu diesem Raum gehören.

Soweit jetzt erstmal die Einführung für diese relativ kleinen Excel Sheets. Jetzt gibt es noch ein etwas größeres Excel Sheet und Sie ahnen bereits, warum das so ist, damit wir einfach noch ein paar unterschiedliche Arten von Visualisierung hier an einem kleinen Beispiel ausprobieren können.

So sieht diese etwas größere Tabelle jetzt in Excel aus. Also es gibt hier Daten zu einem Planungsbeginn, Projektart, es ist ein öffentliches oder privates Projekt, Kundenname fiktiv, aus welchem Bundesland und ein Auftragsvolumen.

Und aus diesen Daten habe ich in Power BI einfach zum Beispiel diese beiden Diagramme erstellt, die eben auf diese Daten aus dieser Übersicht zurückgreift.

Das hier ist ein einfaches Säulendiagramm gruppiert, weil zu jedem

Bundesland hier ein bestimmter Datensatz, ein bestimmtes Volumen auch einfach gehört. Wobei ich kann hier wirklich auch solche Linien Diagramme machen, auch wenn sie vielleicht nicht so sinnvoll sind, aber mit einem Mausklick ändert man hier die Darstellung dieser Daten.

Es ist eigentlich recht einfach und ja, entweder in diese Richtung oder aber zum Beispiel in diese Richtung, kein Problem.

Und ja, auch diese beiden Diagramme sind interaktiv. Möchte ich mir hier zum Beispiel pro Bundesland nur die öffentlichen Aufträge ansehen, wähle ich hier öffentlich aus in diesem unteren Diagramm und dann zeigt er mir hier jetzt als Highlight, in welchem Bundesland es in welchem Volumen öffentliche Aufträge gibt.

Auf dem nächsten Arbeitsblatt habe ich hier Auftragsvolumen nach Bundesland und Projektart sortiert, also drei Sortierungen hinzugefügt. Wir sehen wieder Bundesländer, wir sehen die Projektart und das dazugehörige Auftragsvolumen.

Wenn ich das jetzt hier auswähle, sieht man wieder, was ich ausgewählt habe. Das wäre jetzt hier Linien und Gruppen, Linien und gruppierte Säulen Diagramm und auf der x -Achse befinden sich Bundesländer, auf der y-Achse wieder die Auftragssumme und in der Spalten Legende Projektart.

Das wäre das hier und dann werden diese auch unterschiedlich farblich markiert. Da ich in dieser Tabelle ja auch noch hier Planungsbeginn habe, könnte ich mir jetzt überlegen, habe ich hier nochmal einen Datenschnitt hinzugefügt.

Den hatten wir schon mal. Der Datenschnitt war hier unten, das ist quasi eine Filterfunktion nach Auswahl und jetzt könnte ich hier entsprechend den Jahren mir hier diese Daten anzeigen lassen.

Eine weitere Verwendung wieder jetzt mit mehreren Excel-Tabellen wäre hier ein einfacher Angebotsvergleich. Ich habe hier unterschiedliche Angebote hier erstens importiert. Angebot 1, Angebot 2, Angebot 3 und habe diese natürlich verbunden.

Einmal Art der Leistung, weil diese Tabelle immer gleich ist und dann die Summe.

Zum Vergleich einmal kurz die Excel-Tabelle. Es sind drei Excel-Tabellen dieser Art. Einmal Firmenname, also 1, 2, 3. Ganz einfach. Die Art der Leistung und eine Angebotssumme dazu. Und der Unterschied jetzt zuvorher ist, es ist in drei unterschiedlichen

Tabellen hinterlegt und deswegen habe ich hier auch drei Tabellen miteinander verbunden. Wenn man hier drauf geht auf die Verbindung sieht man, Summe Firma 1 ist mit Summe Firma 2 verbunden, Summe Firma 2 mit Summe Firma 3 und die Arten der Leistungen sind miteinander verbunden.

Sie sind auch in allen drei Excel-Tabellen gleich ausgelegt. Mit diesem Setup habe ich mir jetzt hier zum Beispiel wieder die unterschiedlichen Angebote als kurze Übersicht im Vergleich als Diagramm darstellen lassen.

Das wäre jetzt hier Balkendiagramm gruppiert. Hier sieht man Art der Leistung. Das ist auf der y-Achse und auf der x-Achse ist Summe Firma 1,

2 und 3 und als Tabelle nochmal dargestellt, um auch wieder hier das ganze interaktiv darzustellen. Wähle ich hier zum Beispiel jetzt ein Wert Fassade aus, kann ich das hier mir auch visuell so ansehen.

Umgekehrt wähle ich hier zum Beispiel die technische Gebäudeausrüstung aus, sehe ich jetzt hier alle Werte, alle Gesamtsummen zur technischen Gebäudeausrüstung.