Es ist wesentlich cooler, zur zweiten Gruppe zu gehören. Ich als BWLer habe daraus für mich den Schluss gezogen, mich auch immer wieder damit zu beschäftigen, dass irgendwie die Dinge auf der anderen, der Gestaltungsseite der IT funktionieren. Der Technik-Guru hat nämlich eine dritte Gruppe vergessen. Und das sind die, die der zweiten Gruppe sagen, was sie den Computern sagen sollen. Und die finde ich noch ein bisschen cooler. Also, lasst uns mal schauen, wie das Ganze funktionieren könnte.

So, um einen tieferen Blick in die Unternehmens-IT-Welt zu werfen, wird es im Folgenden darum gehen, uns ein bisschen detaillierter mit IT-Anwendungen auf den verschiedenen Funktions- und Hierarchiestufen zu beschäftigen.

Dabei gibt es grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten, IT-Systeme voneinander zu unterscheiden. Beginnen werden wir jedoch mit einem durchgängigen Beispiel, welches aufzeigen soll, wie stark die Abhängigkeiten zwischen betrieblichen Prozessen und deren IT-Unterstützung heute schon sind. Also, los geht's. Ich möchte euch mit Ulrike Schluckebier bekannt machen. Sie ist Inhaberin eines Getränkemarktes und sieht sich seit längerer Zeit mit schrumpfenden Umsätzen konfrontiert.

Ihr Geschäftsmodell entspricht dem der meisten Getränkemärkte. Geld gegen Ware vor Ort. Die Getränke werden direkt an EndkundInnen verkauft, die in den Laden kommen. Angesichts der schrumpfenden Umsätze hat sich die Inhaberin Gedanken über KundInnenbedürfnisse gemacht und wie sie ihrer Kundschaft einen Zusatznutzen bieten kann, der sie von dem Wettbewerb abgrenzt.

Als Erweiterung ihres Geschäftsmodells plant sie daher die Getränke innerhalb des Stadtgebietes auszuliefern und ihren KundInnen eine Online-Bestellmöglichkeit zu offerieren. Sie überlegt, wie sich ihre Idee auf ihre betrieblichen Prozesse auswirkt. Um die Lieferfähigkeit eines breiten Sortiments zu gewährleisten,

müsste der Lagerbestand ohne aufwendiges Nachzählen auf Knopfdruck ermittelbar sein. Automatisch generierte Meldungen sollten unter Berücksichtigung von hinterlegten Lieferzeiten auf Engpässe hinweisen, aus denen mit geringem Aufwand eine Bestellung beim Lieferanten generiert werden kann. Der Kundschaft müsste zum Zeitpunkt der Bestellung wohl angezeigt werden, welche Getränkesorten zu welchem Preis, in welcher Lieferzeit aktuell verfügbar sind.

Darüber hinaus wäre nachzuhalten, wer zu welchem Zeitpunkt welche Getränke online bestellt hat und wohin diese in welchem Zeitfenster zu welchem Preis geliefert werden müssen. Und als wäre das nicht alles schon genug, sollten auch noch Wegstrecken und zeitoptimale Routen für AuslieferfahrerInnen planbar sein. Wenn vielleicht auch noch ausgewählte beliebte Getränkesorten auf Vorrat in den Fahrzeugen deponiert werden,

ließen sich besonders kurze Lieferzeiten anbieten. Ok, denkt sich Ulrike, das ist jetzt der Wunschzettel. Um ihre IT-Systeme kümmert sich schon seit jeher ihr alter Studienkollege Vincent. Dem würde sie die Liste mal schicken. Vincent macht sich sofort an ein Konzept. Zur Unterstützung des Beschaffungsprozesses wird ein Programm benötigt,

das die zu bestellenden Waren katalogisiert und teilautomatisiert an die LieferantInnen weiterleitet. Die Software benötigt Daten aus dem Lagerhaltungstool, um automatisch Bestellungen bei Unterschreitung von definierten Meldeständen zu generieren. Die externe Schnittstelle zur digitalen Übermittlung der Bestellungen an den Lieferanten erfordert entsprechende Standards. Um die Lagerprozesse abzubilden, wird ein Programm benötigt,

aus welchem ersichtlich ist, wie viele Getränke von welcher Sorte aktuell im Lager sind. Um flexible und betriebssystemunabhängige Auswertungen zu ermöglichen, sollte es über eine Web-Schnittstelle verfügen. Des Weiteren sind Schnittstellen zur Beschaffung, zur Ladenkasse und zu allen AuslieferungsfahrerInnen notwendig. Bei eingehenden Bestellungen ist zur Bestimmung der kürzestmöglichen Lieferzeit und in Abgleich mit der Wunschlieferzeit festzustellen, an welches Fahrzeug die Bestellung übermittelt und in die geplante Route integriert wird.

Um der Kundschaft möglichst flexible Bestelloptionen zu bieten, müssen sowohl ein Webportal als auch Apps für die gängigen Mobilfunkbetriebssysteme verfügbar sein. Kundenbezogene Systeme haben natürlich höhere Anforderungen in Bezug auf Übersichtlichkeit, Einfachheit, Fehlerfreiheit und Funktionsfähigkeit, also User Experience, als interne IT-Systeme.

Das darf dann nicht so grottig aussehen, notiert sich Vincent. Bei einem anderen Kunden musste er da richtig Lehrgeld zahlen. Sein Auftraggeber hatte ihm immer wieder eingebläut, dass er sich doch bitte in die Kundschaft hineinversetzen sollte, um deren Anforderungen zu antizipieren.

Kundinnen interessieren sich in der Regel nicht für die internen Prozesse, sie wollen möglichst einfach und bequem und unkompliziert ihre Getränke bestellen. Nach Eingang einer Kundinnenbestellung gilt es noch, die Auftragsabwicklung zu koordinieren. Es wird ein Tool benötigt, welches den AuslieferungsfahrerInnen anzeigt, welche Getränke morgens einzuladen sind und welche Kundinnen sie wann mit was beliefern sollen.

Hilfreich wäre in diesem Zusammenhang auch eine Routenoptimierung. Cool wäre auch, wenn Ulrike jederzeit wüsste, wo welche Getränke gerade sind und wann was bestellt bzw. ausgeliefert wurde. Die fahrzeugbezogenen Daten müssten dafür über Mobilfunk synchronisiert werden. Die auslieferenden Mitarbeitenden benötigen entsprechende Endgeräte.

Das Beispiel verdeutlicht eine fortwährende Herausforderung mit Blick auf IT-Projekte. Jeder Funktionsbereich oder Prozess hat spezifische Fachanforderungen. Bei der Umsetzung gibt es zwei grundlegende Möglichkeiten. Erstens die Entwicklung oder Anschaffung von verschiedenen Tools mit bestmöglicher Umsetzung der jeweiligen Fachanforderungen. Oder zweitens die Entwicklung oder Anschaffung einer integrativen Lösung,

die von vornherein alle wesentlichen Anforderungen der verschiedenen Funktionsbereiche gleichrangig berücksichtigt. Die erste Variante hat den Nachteil, dass Betriebe sicherstellen müssen, dass Tools und Programme interoperabel sind. Also über Schnittstellen alle notwendigen Verknüpfungen überhaupt möglich sind. Mit wachsender Komplexität der Anforderungen wächst typischerweise auch die Anzahl der unternehmensinternen Schnittstellen.

Wie bereits ausgeführt steigert jede neue Schnittstelle die Komplexität und erzeugt Implementierungs- und Wartungsaufwand. Die zweite Variante wäre also tendenziell gegenüber einer Vielzahl von fachspezifischen Insellösungen zu bevorzugen. Die Eigenentwicklung eines solchen Systems ist jedoch sehr aufwendig und lohnt sich für einen einzelnen Betrieb nur in Ausnahmefällen.

Eine Alternative sind Standardanwendungssysteme, wenn sie den erforderlichen Funktionsumfang weitgehend abdecken und auf einer gemeinsamen Datenbasis aufsetzen. Sie bieten zudem den Vorteil, dass die oft auf die Belange ausgewählter Branchen spezialisierten Entwickler auch die Wartung und Weiterentwicklung übernehmen. Für die wechselseitige Abhängigkeit zwischen den betrieblichen Anforderungen und der

Software- oder Applikationsebene wird auch der Begriff IT-Alignment verwendet. Je besser die Applikationen die Prozesse unterstützen, desto effektiver ist die Passung zwischen beiden Welten, desto effizienter die Leistungserstellung. In den Anfängen wurden IT-Lösungen strikt nach den betrieblichen Vorgaben konzipiert. Jeder Betrieb hatte seine eigenen Programme entwickelt. Da das Angebot an Standardlösungen mit hohem Funktionsumfang in den letzten Jahrzehnten kontinuierlich gestiegen ist,

kommt es mittlerweile auch häufig vor, dass die Prozesse den Anwendungen angeglichen werden. Mit anderen Worten, betriebliche Abläufe werden so ausgerichtet, wie die Applikation dies erfordert. Viele Geschäftsmodelle sind durch IT-Innovation sogar überhaupt erst möglich geworden, wie beispielsweise Airbnb oder die Zahlungsabwicklung über PayPal.

Letztlich bleibt es aber immer bei der wechselseitigen Abhängigkeit zwischen den geschäftlichen Anforderungen auf der einen Seite und den Gestaltungsoptionen der IT auf der anderen Seite. Die immer noch zunehmende Digitalisierung zwingt Betriebe weiterhin nennenswerte Anteile ihrer Budgets in die IT-Infrastruktur zu investieren. Gleichzeitig ist in den letzten Jahren der Trend zu beobachten, die IT

-Infrastruktur zunehmend ins Internet zu verlagern und auf sogenannte Cloud-Dienste zurückzugreifen. Kommerzielle Anbieter von Cloud-Diensten können Rechenleistungen und Speicherplatz günstiger und klimaverträglicher anbieten als kleine Betriebe, die das in Eigenregie realisieren. Zum Abschluss dieser Lektion zur IT wollen wir noch einmal einen tieferen Einblick in die Anwendungslandschaft der Unternehmen gewinnen.

Dazu schauen wir uns mal an, wie mit IT-Anwendungen auf den verschiedenen Funktions- und Hierarchiestufen üblicherweise gearbeitet wird. Führungskräfte müssen ständig Entscheidungen treffen und brauchen dafür bedarfsgerechte Informationen. Zur Unterstützung von Leitungsinstanzen werden häufig Management- und Entscheidungsunterstützungssysteme eingesetzt. Das sind Programme, die Informationen über interne und externe Sachverhalte aggregieren und bedarfsgerecht aufbereiten.

An aggregierte Daten sind häufig Produktivitätsindikatoren gekoppelt und Kennzahlen einzelner Unternehmenteile werden übersichtlich aufbereitet und dargestellt, um auf einen Blick alle relevanten Informationen zu erfassen. Führungsinformationssysteme sammeln, sortieren und filtern diese Daten und ermöglichen flexible Darstellungen und Auswertungsmöglichkeiten.

Weitergehende Funktionen erlauben die Ausführung von Modellrechnungen, also Szenarien und Prognosen, und die Verknüpfung der Daten mit Optimierungsalgorithmen. So können Führungskräfte zeitnah feststellen, wie sich das Unternehmen entwickelt und wo Anpassungen erforderlich sind, um die strategischen und operativen Ziele zu erreichen. Planung- und Kontrollsysteme zur Unterstützung der Unternehmensleitung sind

von operativen Informationssystemen zu unterscheiden, die die funktionale Wertschöpfung unterstützen. Diese Administrationssysteme oder Dispositionssysteme sind meist prozess- bzw. Workflow orientiert und bilden die Basis für die Automation von betrieblichen Abläufen. Die Vernetzung der verschiedenen IT-Komponenten und Systeme stellt eine zentrale Herausforderung dar.

In diesem Zusammenhang haben sich in den frühen 90er Jahren sogenannte Enterprise Resource Planning Systeme, oder kurz ERP, etabliert. ERP-Systeme verfolgen den Ansatz, alle Unternehmensprozesse mit einer einzigen Anwendung zu unterstützen. Vereinfacht können wir uns ein solches System auch als eine sehr große Datenbank vorstellen, die alle unternehmensrelevanten Daten zentral speichert und damit die Konsistenz der Daten sicherstellt.

Der Weltmarktführer für betriebliche Standardsoftware kommt sogar aus Deutschland. Das ist die Firma SAP aus Waldorf. ERP-Systeme verfügen aufgrund ihres branchenübergreifenden Funktionsumfangs über derartig viele Konfigurationsoptionen, dass ihre unternehmensweite Implementierung häufig mehrere Jahre dauert und teure IT-ExpertInnen notwendig sind,

um das sogenannte Customizing, also die Konfiguration der Standardsoftware, im Hinblick auf die betrieblichen Anforderungen zu begleiten. Hier eine Tabelle mit Beispielen von Anwendungssystemen auf der Ebene der betrieblichen Funktionen. Die Tabelle unterstreicht die eingangs bereits hervorgehobene Bedeutung der IT für eigentlich alle wesentlichen Bereiche der betrieblichen Aktivitäten.

Pausiert das Video gerne, um euch die Beispiele in Ruhe anzuschauen. So, lasst uns noch einmal kurz zusammenfassen, was wir heute alles gehört haben. An dem ausführlichen Beispiel von Ulrike Schluckebier sollte deutlich geworden sein, wie sehr strategische Überlegungen und ihre operative Umsetzung und die Implementierung von unterstützenden IT-Lösungen einander bedingen. IT-Alignment beschreibt die Passung zwischen betrieblichen Anforderungen und der Software- und Applikationsebene.

Je besser die Applikationen die Prozesse unterstützen, desto effektiver ist die IT. Verschiedene Tools können dabei die verschiedenen Unternehmensfunktionen unterstützen. Nach diesen ganzen Ausführungen über den neuen Getränkeservice von Ulrike Schluckebier habe ich jetzt auf jeden Fall richtig Bock bekommen auf eine kalte Limo.

Prost! Ach so, zum Abschluss, kennt ihr eigentlich Konrad Zwuse? Der hat 1942 den ersten Computer gebaut und der sagte einmal, die Gefahr, dass der Computer so wird wie der Mensch, ist nicht so groß wie die Gefahr, dass der Mensch so wird wie der Computer. IT ist und bleibt eben Mittel zum Zweck und das sollte auch so bleiben.