Corona Communications
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Formal Metadata
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| Title of Series | ||
| Number of Parts | 55 | |
| Author | ||
| License | CC Attribution 3.0 Unported: You are free to use, adapt and copy, distribute and transmit the work or content in adapted or unchanged form for any legal purpose as long as the work is attributed to the author in the manner specified by the author or licensor. | |
| Identifiers | 10.5446/50137 (DOI) | |
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Computer animation
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Computer animation
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Computer animation
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Meeting/Interview
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Meeting/InterviewComputer animation
Transcript: German(auto-generated)
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auch wie man Online-Lehre gestalten und organisieren kann und dann eben ja die allgemeine Informationen, wie man sich auf dem Campus zu verhalten hat, was irgendwie alle Gruppen betrifft, die sich dort umtreiben. Dann gibt es noch die semi-internen Zielgruppen, das ist sowas wie
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zum Beispiel das Studentenwerk oder viele Hochschulen haben ja auch noch Forschungseinrichtungen, Akademien, die nicht direkt dazu gehören auf dem Campus, die müssen auch in der Kommunikation beachtet werden und da besteht auch aus der Reihe der Beschäftigten, der Hochschulen ein ganz
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erhöhtes Interesse daran, an die Informationen zu diesen Einrichtungen zu kommen. Zum Beispiel hat die Mensa offen, hat die geschlossen, was muss ich tun, um da reinzukommen und so weiter. Dann gibt es natürlich noch die externen Zielgruppen, da hatten wir zum Beispiel besorgte Mitbürger, die dann befürchteten, dass durch unsere China-Kooperation da das Virus im Februar
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eingeschleppt wird. Wir haben gemerkt, dass unser Ministerium natürlich auch informiert sein möchte über das, was bei uns passiert, deswegen wir letztendlich unsere Kommunikation dann auch aus dem Intranet rausgenommen haben und auf die Website gestellt haben. Das
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war da ein ganz, ganz maßgeblicher Treiber und wir haben selbstverständlich auch die zahlreichen Medienanfragen, die wissen wollen, wie Hochschulen insgesamt mit der Pandemie umgehen, die wissen wollen, wie funktioniert es eigentlich mit der Lehre auf Distanz, wie funktioniert das mit dem internationalen Austausch im Moment, was können Hochschulen
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natürlich auch zur Lösung der Krise beitragen und ab wann befinden sie sich auf dem Weg zurück zu einer Normalität, neuen Normalität, wie gestaltet sich das alles und wie immer haben wir natürlich auch eine allgemeine breite Öffentlichkeit, die sich für unsere Themen interessiert. Schauen wir uns einmal an, was so im Zeitverlauf passiert ist,
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Februar bis Dezember, dieses halbe Jahr Corona, was tatsächlich als Corona tatsächlich in Deutschland ankam. Wir haben im Februar so langsam gemerkt, dass es jetzt losgeht, da war das Virus noch vorrangig in China bekannt, dann Anfang März oder Ende Februar traten die
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ersten Fälle an deutschen Hochschulen auf, Mitte März dann das Verbot der Präsenzlehre und ein relativ flächendeckendes Homeoffice und dann nach und nach im Verlauf des
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Sommersemesters erste Lockerungen, Hygienepläne wurden aufgesetzt, Prüfungen mussten organisiert werden und so weiter. Sie haben das sicherlich alles selbst für Ihre Hochschule so einigermaßen auf dem Schirm, aber um das noch mal zu visualisieren, ganz kurz im Überblick.
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Was hat das jetzt für die Kommunikation bedeutet? Ich habe mal fünf Phasen definiert über diesen Zeitraum. Die erste Phase bezieht sich tatsächlich auf die Ankündigungsphase der Krise, als sie hier in Deutschland eher noch so als, naja, das ist so eine komische Grippe aus China, vielleicht kommuniziert wurde. Da hatten wir eben hauptsächlich auch Medienanfragen
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zu den China Kooperationen, die besorgten Bürger, die fragten, ob bei uns was eingeschleppt wird und so weiter. Dann eben im März die ersten Fälle und der Lockdown, da hatten wir einen
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ganz starken Schwerpunkt auf der internen Kommunikation und der Kommunikation der jeweils aktuellen Regeln. In der dritten Phase ging es dann ein bisschen darum, die Erfolgsgeschichten der Hochschule zu erzählen und auch mit Onlineangeboten der Hochschule zu werben. Wir haben da unter anderem das Label digital und persönlich eingeführt, um zu unterstreichen,
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dass wir das wuppen. Und parallel dazu, beziehungsweise ein bisschen nachgelagert, hatten wir dann die Transformation unserer ganzen Eventformate, also zum Beispiel der Hochschulinformationstage der Graduierungsfeiern, der Förderbescheidübergaben,
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die dann teilweise digital stattfanden und eben teilweise auch unter Corona-Bedingungen sogar schon wieder in Präsenz, bis wir dann ab Mitte Juli ungefähr einmal kurz durchgeatmet haben und dann ausgewertet haben, wie lief denn dieses Semester jetzt
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eigentlich, unsere Formate verfeinert haben und uns dann auch Gedanken darüber gemacht haben, wie können wir denn überhaupt unsere Erstsemester auffangen und informieren und überhaupt in das Studium führen, weil diese Gruppe ja noch überhaupt keine Erfahrung
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mit Hochschule hat und deswegen besonders aufgefangen werden muss. Natürlich haben diese Phasen sich teilweise überlappt, also gerade so ab Phase 3, würde ich sagen, geht es eigentlich ein Stück weit Hand in Hand. Ich denke aber aus Gründen der
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Übersichtlichkeit können wir das jetzt erstmal so stehen lassen. Welche Kanäle haben wir genutzt? Ich habe die jetzt einmal wild zusammengeschrieben, natürlich Digitalkanäle von der Website über unseren Lernrahmen, das ist unsere Moodle-Plattform für die Lehre, über das Intranet, Rundmails, wir haben ein E-Mail-Postfach eingerichtet,
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wir haben natürlich auch Social Media benutzt, Videobotschaften erstellt und so weiter und dann eben analog auf dem Campus beschildert, die Schirme benutzt, wir haben kleine Klapprahmen auf den Toiletten, wo man Nachrichten drüber kommunizieren kann und so
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weiter. Letztendlich denke ich, was hier wichtig ist, ist, dass man einen Ort hat, wo alles steht und diese ganzen anderen Kanäle nutzt, um die Leute immer wieder auf diesen Ort zu verweisen, beziehungsweise auch Rundmails, zwar die die wichtigsten Punkte nennt, aber dann immer klar macht, okay, wenn du jetzt noch mal nachschauen
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möchtest, wo wirklich ein Überblick über alles zu finden ist, dann wende dich doch bitte an unsere Website. Wir haben natürlich auch evaluiert, um genau zu sein, zweimal während dieses Sommersemesters haben wir unsere Studis gefragt, dabei kamen raus, dass bei uns 86 Prozent der Teilnehmer in der Studie sehr zufrieden
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oder zufrieden mit der Kommunikation waren und was uns natürlich mit am allerbrennendsten interessiert hat, kommunikationsseitig ist, welche Medien davon nutzen sie und dabei kamen raus, es sind tatsächlich die Rundmails, die wir über unser Moodle-System, über unseren Lernraum verschickt haben und
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dann eben die Website, wo alles nochmal an einer Stelle steht und das Thema Website haben wir uns jetzt auch über den Sommer nochmal etwas genauer angeschaut, haben dabei auch geschaut, was so an anderen Hochschulen diesbezüglich passiert ist und hier sind erstmal ein paar Überlegungen,
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was denn überhaupt so eine gute Corona-Seite ausmacht und das ist natürlich an allererster Stelle aktuelle und verlässliche Informationen. Klar, dann braucht man einen prominenten Link von der Staatsseite zur Corona-Seite, das haben in der Regel auch alle Hochschulen, die wir
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uns angeschaut haben, durchgezogen, eine nachvollziehbare Struktur mit zentralen Unterpunkten, zum Beispiel nach Zielgruppen, also Studierende, Lehrende oder eben nach großen Themenfeldern, Lehre, Forschung, Campus beispielsweise und eine intelligente Abwägung zwischen Übersichtlichkeit und Informationsangebot sowie eine
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sinnvolle Verlinkung. Was dann auch noch wichtig ist, ist die Passgenauigkeit zur Hochschule. Also zum Beispiel was Barrierefreiheit angeht, da meine ich natürlich mit an Hochschulen, an denen das wirklich ein relevantes Thema ist, wo man weiß, dass man eine große Zielgruppe hat, die
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Gebärdensprache braucht oder leichte Sprache, ist das wichtig. Bei uns haben wir uns darauf fokussiert, deutschsprachige und englischsprachige Informationen zur Verfügung zu stellen, weil wir das nach Einschätzung unserer Hochschulen brauchen, um zumindest die große Masse schon mal abzudecken und das auch das war,
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dass wir ehrlicherweise mit unseren Ressourcen abdecken konnten. Mehr ging dann an der Stelle auch nicht. Das hängt aber wirklich sehr, sehr stark vom Profil der jeweiligen Hochschule ab, was da das Richtige ist. Natürlich sollte auch die Gestaltung und Aufmachung gut in
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die sonstige Kommunikation der Hochschule passen und ein Stück weit sollte die Kultur der Hochschule auch dort bedacht werden. Das spielt eine Rolle bei solchen Punkten, wie was steht auf der zentralen Seite, was wird dezentral geklärt. Das ist ein Punkt, den man auch unter nachvollziehbare Struktur
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packen könnte. Wir haben bei uns gemerkt, dass es Themenfelder gibt, die in der DNA der Hochschule so stark auf Fachbereichsseite geklärt werden, dass wir von zentraler Stelle ganz, ganz schwer und nur mit vielen Nachfassen überhaupt an diese Informationen rankommen und sie bei uns auch nicht erwartet und gesucht
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werden, sondern dann eben in den Fachbereichen vorliegen. Da muss man wirklich sich seine Hochschule angucken und die jeweilige Kultur. Deswegen habe ich es an der Stelle einsortiert. Jetzt kommen wir aber zum spannenden Punkt. Was haben wir denn so in der Hochschulwelt für schöne Best Practice Beispiele?
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Und ich habe da wirklich ich habe ich werde jetzt nicht sagen die Corona Seite dieser Hochschule ist das Beste, was ich je gesehen habe. Ich habe einfach nette Ideen von verschiedensten Hochschulen zusammengetragen unter verschiedenen Aspekten. Da gäbe es zum Beispiel die Service Angebote.
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Da war die HTW Berlin mit ihren wunderschönen didaktischen Hinweisen auf der Webseite mit vorne dabei fand ich oder zum Beispiel die Infobriefe und weekly bulletins der TU Berlin auch nicht schlecht. Dann haben wir auch journalistische Beiträge und
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Marketing in der in der Krise, zum Beispiel die Seite der Uni Bamberg, wo der zum Beispiel der Umgang der Studis mit Corona journalistisch aufgearbeitet war, aber eben auch andere Themen, die einen Corona Bezug hatten, journalistisch aufbearbeitet wurden. Da ist die Kollegin, die das mit erarbeitet hat, ja auch
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hier in der Runde. Dann hatten wir den Hashtag Jetzt studieren der Uni Bielefeld, wo ausgearbeitet wurde, warum man gerade zu Corona-Zeiten an dieser Universität studieren würde. Ich fand das war auch wirklich kommunikativ schön geregelt,
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schön gelöst und eben auch sehr stark mit dem Versuch aus der Krise eine Chance werden zu lassen und deswegen hier in der Präsentation. Zum Thema Erfolgsgeschichten erzählen möchte ich gerne den Corona-Schwerpunkt der Bundeskampagne, unglaublich wichtig.
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Der HAW ist hervorheben, die hat wirklich von verschiedenen Hochschulen für angewandte Wissenschaften Praxisbeispiele gesammelt, wie die Hochschulen die Gesellschaft dabei unterstützen, diese Pandemie zu bewältigen und das unter dem Schlagwort unglaublich flexibel auf der Landingpage zusammengetragen und dann eben über Social Media geteilt.
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Auch in meinen Augen eine sehr gelungene Kommunikationsmaßnahme und ein weiteres Thema, was ich sehr, sehr wichtig finde, ist das Thema Wertschätzung. Da gab es beispielsweise eine sehr schöne Einfach-mal-Danke-Sagen Aktion der Christian-Albrechts-Universität aus Kiel,
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wo sie Hochschulangehörige aufgefordert haben, ihren Kolleginnen und Kollegen ihren Dank auszurichten. Und da ging es eben auch darum, zum Beispiel mal der Raumpflegerin, die sich darum kümmert, dass die ganzen Flächen desinfiziert werden, Danke zu sagen und so weiter.
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Diese Beiträge wurden dann auf einer zentralen Seite gesammelt und geteilt. Ja, was nehmen wir daraus mit aus dieser Zeit?
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Ich finde es wichtig, dass man wirklich etablierte Systeme nutzt. Wir haben nichts davon, wenn wir jetzt in der Krise noch nebenbei irgendwie eine völlig neue Plattform für die Kommunikation herausziehen, weil wir letztendlich dann doch wieder unsere alten Plattformen nutzen müssen, um die Leute auf die neue Plattform zu bringen.
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Und das ist einfach nicht effizient. Also was wir wirklich gemerkt haben, dass in der Krise E-Mail und Webseite, also diese beiden Online-Kanäle, die zentralen Kommunikationsschlüsselpositionen sind und wir haben alle anderen Kanäle genutzt, um eben die Leute
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auf unsere Webseite zu bringen und zu ziehen. Und es bringt an der Stelle auch nichts, wenn man Informationen doppelt und dreifach an fünf verschiedenen Orten pflegen muss und letztendlich dadurch nur neue Fehlerquellen produziert. Außerdem finde ich es wichtig, sich bewusst zu machen, dass es
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unglaublich viele tolle Ideen gibt, man aber nicht alles machen muss, sondern eben abwägen sollte, was zu der eigenen Hochschule passt und eben dann auch die entsprechenden Maßnahmen fahren sollte. Auffällig war, dass die Schwächen der Kommunikationskanäle
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noch deutlicher zutage treten in Krisenzeiten. Beispielsweise wissen wir, dass eine bestimmte Statusgruppe der Hochschule unser Intranet nicht so intensiv nutzt, wie wir das gerne hätten. Das haben wir hier auch wieder gemerkt und haben dann entschieden, dass unsere zentrale Plattform eben auf
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der Webseite sein wird, wo wir dann immer wieder drauf verlinken und nicht im Intranet. Außerdem finde ich es sehr, sehr wichtig, dass man sich in solchen Zeiten auch auf sein Team verlassen kann. Es bringt nichts zu versuchen, das Ganze als Einzelkämpfer
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durchzuwuppen. Als Beispiel, wir haben für unsere Corona-Seite in dieser Zeit von Mitte März bis Mitte April vier bis fünf Leute am Arbeiten gehabt und zwar mit einem ganz erheblichen Stundensatz. Man braucht eine Person, die zu den Meetings geht und die
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Informationen ran schafft, die verlässlichen Informationen, die auf der Webseite stehen. Man braucht eine Person, die die Struktur aufsetzt und anpasst und baut. Man braucht eine Person für die Übersetzung. Man braucht noch jemanden fürs Qualitätsmanagement plus dann eben außerhalb der Webseite noch Leute, die
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sich um sowas wie Beschilderungen und so weiter kümmern. Also es ist ein ganz, ganz erheblicher Personalaufwand, der da einfach kalkuliert werden muss und eine Aufgabe, die nicht zu unterschätzen ist und die auch niemals alle glücklich machen wird. Es gibt einfach unterschiedliche Arten, wie Leute
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Informationen aufnehmen und wir können nicht immer allen gerecht werden. Und das ist etwas, was wir, denke ich, auch in der Kommunikation immer wieder akzeptieren müssen, was nicht heißt, dass man keine Anregungen aufnehmen kann oder so. Das ist schon auch wichtig und auch immer wieder mit
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der Hochschule ein Feedback-Kanal zu haben, was funktioniert, was überhaupt nicht ankommt und was dann noch mal nachgesteuert werden muss. Aber letztendlich bringt es dann auch nicht, sich komplett zu zerreiben, weil man versucht, der Einzelperson XY ist auch noch recht zu machen. Ja, dann nur noch das Allgemeine.
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Vertraue deinen Mitarbeitern, auch wenn du sie nicht jeden Tag siehst. Ich glaube, das gilt nicht nur für die Hochschul Kommunikation, sondern für alle Bereiche des Arbeitslebens. Und wir haben ganz stark gemerkt, es geht auch von zu Hause. Und wenn man keine Panik schiebt, wird das alles
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schon. Das wäre es jetzt erst mal von meiner Seite. Jetzt bin ich unheimlich interessiert, was in Ihren und euren Hochschulen so passiert ist. Ich bitte euch, den Chat rege zu nutzen, um dort eure Best Practice Beispiele, die Ideen, die ihr in euren Hochschulen hattet und habt,
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die besonders euch ins Auge gefallen sind, die ihr gut findet, gerne zu teilen. Und ihr könnt euch auch gerne einmal melden, wenn ihr etwas dazu erzählen wollt, weil ich denke, das ist das ganz große Benefit an so einem Barcamp, dass es letztendlich auch im Austausch gehen sollte.
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Also fühlt euch frei, postet und chattet. Ich gucke jetzt einmal. Ich sehe weder erhobene Hände. Ja, ich sehe. Wir hatten eine Frage, wie groß
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das Kommunikationsteam der Technischen Hochschule ist. Die wurde auch schon beantwortet. Ja, also wie gesagt, ein Großteil des Teams war mit der ganz akuten Corona Kommunikation gut beschäftigt und der Rest musste dann irgendwie versuchen, das Tagesgeschäft, was
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noch nebenbei laufen sollte, auch noch am Leben zu halten. Gibt es weitere Fragen, Anregungen? Gerne Berichte aus den Hochschulen.
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Das ist nicht der Fall. Okay, dann fragen wir nochmal was anderes. Was wäre denn euer großer Wunsch an Kommunikatorinnen und Kommunikatoren aus Hochschulen? Was ist der Aspekt, der immer hinten runterfällt, den man aber über Kommunikation
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leisten kann, und zwar über Zentrale? Ich sehe auch dazu keine Anmerkungen.
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Okay, vielleicht Handmeldungen. Falls jemand etwas sagen soll, auch das nicht. Alles klar, dann würde ich sagen herzlichen Dank fürs Zuhören. Katja, du möchtest dich vielleicht nochmal dazuschalten. Vielleicht hast du noch was bemerkt, was
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ich nicht bemerkt habe. Ich sehe, wie gesagt, ich weiß nicht, ob unsere Speaker die Hände heben können. Ansonsten, wir können auch gern Wortmeldungen dann freischalten, wenn ihr euch im Chat einmal meldet, wenn ihr eine Frage habt.
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Aber da Olga ja riecht. Die wunderschöne Frage, wie bringt man die Administration, Präsidium, Verwaltung, etc. dazu, Klartext zu reden? Diese Rücksprachen mit dem Präsidium
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sind, glaube ich, für uns alle immer wieder ein ganz zentales Element. Ich denke, dass man zum einen natürlich immer diese langfristige Basis braucht, dass man selbst sehr, sehr deutlich mit seinem Präsidium redet. Natürlich eher im Jour fix hinter
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verschlossenen Türen als in aller Öffentlichkeit und dann eben immer wieder klar macht, wie wichtig es ist, jetzt hier eine klare Entscheidung zu treffen und eben diesen Klartext zu reden. Wenn das nicht kommt, kommt irgendwann der Punkt, an dem man meiner Meinung nach sagen muss, okay, dann ist es nicht mehr meine
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Verantwortung. In dieser Rolle sind wir Berater und als solche am Ende des Tages verantwortet das Präsidium die Kommunikation, auch und gerade in Krisenzeiten. Ich hoffe, das hat ein bisschen geholfen. Gibt es weitere
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Fragen? So, dann sind wir wunderbar in
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der Zeit. Wie gehen Sie mit der Wollerli, mit der Sprunghaftigkeit der derzeitigen Situation um, mit
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dass wir damit leben müssen, dass wir jetzt in den nächsten Monaten keine richtige Planungssicherheit bekommen werden. Das gilt insbesondere auch für unsere Präsenzveranstaltungsformate, sei es nun in der Lehre oder auch was Festveranstaltungen,
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Preisverleihung und so weiter geht. Das heißt, im Kopf habe ich meistens zwei Szenarien. Das eine Szenario ist, dass ich kann in Präsenz agieren. Das andere Szenario ist, ich muss es irgendwie online rüber brechen oder ich muss es absagen. Das heißt, im Moment
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empfehle ich meistens, wenn ich es irgendwie für sinnvoll umsetzbar erhalte, gleich ein Online-Format zu konzeptionieren. Wenn das anders gewünscht ist, habe ich den Plan B im Hinterkopf. Wie kann man die interne Kommunikation in der Krise stärken, zum Beispiel zwischen den
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Abteilungen, von denen die Information gebraucht wird? Ich denke hier hilft wirklich ein regelmäßiger, gerne Online-Termin, wo man sich austauscht und da hilft es auch, wenn ein Präsidiumsmitglied diesen Termin einberuft. Im besten Fall gibt es
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eh schon die Strukturen in den Hochschulen, wo man solche Themen dann besprechen kann. Gibt es bei
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Ihnen schon so etwas wie eine Routine, was die Corona- Kommunikation angeht? Wenn ja, wie sieht sie aus? Es ist so, dass ich im Koordinierungsstab der Hochschule sitze und teilweise während der Sitzung Änderungen an der Website vornehme. Teilweise bekomme ich sie
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aber auch, dieser Koordinierungsstab tagt einmal die Woche, teilweise bekomme ich sie aber auch dann unter der Woche vom Präsidium per Mail zugeschickt und pflege sie entweder selbst ein oder mein Online-Fachmann pflegt sie ein. Gleichzeitig wird
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unser Übersetzer informiert, übersetzt den Content und stellt ihn dann selbst online. Und hin und wieder, also so im Moment einmal im Monat, im Frühjahr war es häufiger, drehen oder alle sechs Wochen drehen wir noch eine Videobotschaft mit der Präsidentin, wo es um die
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aktuellsten Entwicklungen geht. Aber da ist ein bisschen die Schnelllebigkeit der Entwicklung zurückgegangen. Also wir haben jetzt nicht mehr so viele Veränderungen auf einmal, wie wir das noch im April oder im Mai hatten.
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Außerdem Qualitätssicherung ist vielleicht auch noch ein ganz wichtiger Aspekt. Wir haben noch eine Person, die wirklich einmal die Woche die ganzen Links durchklickt, die die Website auf die Herz und Nieren prüft. Und das ist eine Person, die auch ja im
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Prinzip täglich die ganzen Ministeriumsverkündungen und so weiter durchgeht. Das haben wir auch noch. Gut. Dann herzlichen Dank für das Interesse. Und vielleicht sehen wir uns noch in anderen Sessions.