Und zwar hat Google neben einem vielbefahrenen Highway im Silicon Valley ein großes Schild aufgestellt, das die Internetadresse anzeigte, auf der es weitere Informationen zum angebotenen Job geben sollte. Allerdings waren schon Programmi-Kennnisse erforderlich, um überhaupt die Internetadresse herauszufinden. Und hatten die Interessierten es dann geschafft, die richtige Seite aufzurufen, wurde ihnen ein weiteres Rätsel gestellt, das zu einer persönlichen Einladung von Google führte,

wenn sie das auch noch lösen konnten. Das interessante an diesem Recruiting ist, dass es komplett auf die Zielgruppe ausgerichtet war, die dadurch angesprochen werden sollte. Und was sonst noch beim Recruiting oder der Personalbeschaffung zu beachten ist, schauen wir uns jetzt mal in der Lerneinheit an.

So, ich bin wieder an meinem Schreibtisch und heute schauen wir uns die Personalbedarfsplanung genauer an. Dabei geht es zunächst um die Grundlagen, wie die Personalbedarfsplanung funktioniert. Danach schauen wir uns erst an, wie die Personalbedarfsplanung aufgebaut ist und zum Schluss den Aufbau der Personalbereitstellung,

sodass wir am Ende die Aufgaben der Personalbeschaffung als ganzheitliche Aufgabe des gesamten Betriebs beschreiben können. Also, los geht's. Ein Personalbedarf entsteht, wenn die vorhandenen Personalkapazitäten nicht ausreichen, um das geplante Produktions- und Leistungsprogramm zu realisieren. Ausgehend vom Leistungsprogramm muss ermittelt werden, welche Kapazitäten benötigt werden,

um im zweiten Schritt die vorhandenen Kapazitäten gegenüberzustellen. Das Delta kennt seitlich den zu deckenden Personalbedarf. Überlegen wir mal kurz, welche Ursachen dafür verantwortlich sein könnten. Dazu schauen wir uns zunächst mal die Anzahl der Mitarbeitenden an. Jeder oder jede Mitarbeitende hat nur eine bestimmte Kapazität an Arbeitsleistungen. Für die Realisierung der betrieblichen Aufgaben muss eine genügende Anzahl von Mitarbeitenden verfügbar sein.

Die Quantität ist also ein Anforderungskriterium. Allerdings sind die Mitarbeitenden nicht identisch. Also, es gibt maßgebliche Unterschiede in Bezug auf Fähigkeiten, Kompetenzen, Know-how, Einsatzbereitschaft, Flexibilität und so weiter. Das ist nicht genug, nur die ausreichende Verfügbarkeit von Mitarbeitenden sicherzustellen,

sondern sie müssen auch über die richtigen Qualifikationen verfügen. Dabei müssen auch qualitative Anforderungen berücksichtigt werden. Wenn wir die richtigen Mitarbeitenden auch in der richtigen Anzahl identifiziert haben, dann müssen diese auch noch zur richtigen Zeit verfügbar sein. Ein Betrieb, der im Dreischichtbetrieb 7 mal 24 Stunden arbeitet,

benötigt mindestens die dreifache Anzahl von Mitarbeitenden mit den richtigen Qualifikationen verglichen mit einem Betrieb, dessen Mitarbeitende eine Arbeitszeit von 9 bis 17 Uhr an 5 Tagen haben. Das sind die zeitlichen Anforderungen. Und letztlich kommt es immer auch darauf an, wo die Aufgaben zu erledigen sind. Niemand kann physisch zugleich an zwei Orten verfügbar sein.

Daher stellen räumliche Anforderungen ein weiteres Kriterium dar. Um das Leistungsprogramm zu realisieren, müssen alle vier Kriterien erfüllt sein. Allerdings kommen noch aus einer anderen Ecke eine Reihe von Einschränkungen dazu. Wie wir in Lehrenheit Personal 1 schon gehört haben, unterliegt der Einsatz von Mitarbeitenden einer ganzen Reihe von gesetzlichen Bestimmungen, die beachtet werden müssen. Im Transportgewerbe müssen beispielsweise Ruhezeiten eingehalten werden.

In Betriebsvereinbarungen sind spezielle Pausenregelungen mit der Mitarbeitendenvertretung verabredet usw. Eine Ermittlung der Personalbedarfe kann durch quantitative und qualitative Methoden für einen kurzen Zeitraum exakt ermittelt werden. Die analytische Berechnung der Sollkapazität stellt bei Produktionsbetrieben in der Regel kein großes Problem dar,

wenn alle relevanten Parameter bekannt sind. Der Produktion liegen Arbeitspläne zugrunde, aus denen sich die notwendigen Personalkapazitäten in der Regel 1 zu 1 ermitteln lassen. Aus der Einsatzplanung ergeben sich die verfügbaren Arbeitsstunden. Durch Gegenüberstellung von Soll und Ist lässt sich der mengenmäßige Bedarf einfach ermitteln. Schwierigkeiten resultieren in erster Linie aus Unsicherheiten.

Sie stellen die Personalbedarfsplanung vor erhebliche Herausforderungen. Da ist zum einen das Produkt- und Leistungsprogramm selbst, welches Nachfrageschwankungen unterliegt, die sich wirtschaftlich nicht durch Lagerhaltung kompensieren lassen. Viele Dienstleistungsbetriebe können ex ante, also im Voraus, nicht genau planen, in welchem Umfang die angebotenen Leistungen nachgefragt werden.

Beispiele sind die Dauer von Beratungsgesprächen bei einem Rechtsanwalt oder der Vorortreparaturservice von Haushaltsgeräten. Die Dauer der Anfahrt und der Reparaturzeit bei der Kundschaft lässt sich kaum normieren. Hier muss mit groben Schätzwerten geplant werden und selbst dann bleibt die Planung ungenau. Es kommt dann kurzfristig zu fehlende Auslastung oder Überhängen.

In anderen Fällen, wie beispielsweise einer Fluggesellschaft, einer Physiotherapiepraxis, im Handel usw., lässt sich die Leistungsdauer und die daraus notwendige Personalkapazität wiederum analytisch relativ genau ermitteln. Ein kleiner Fun-Fact hier, wusstet ihr, dass für den Rundumbetrieb eines Langstreckenfluges das acht- bis zehnfache an Besatzungen, also Cockpit- und Flugbegleitenden, notwendig ist,

um ein Flugzeug bei Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeiten möglichst durchgehend in der Luft zu halten. Weitere Unsicherheiten resultieren aus der vorhandenen Ist-Kapazität an Mitarbeitenden, deren tatsächliche Verfügbarkeit selten konstant ist. Also Mitarbeitende verlassen das Unternehmen kurzfristig oder stehen aufgrund von Krankheit nicht zur Verfügung.

Plötzlich Ausfälle lassen sich aufgrund der Spezifität der Anforderungen, die wir uns ja gerade im Detail angeschaut haben, kaum Außenreichen kompensieren. Die Reaktionsmöglichkeiten sind also eingeschränkt. Gegebenenfalls lässt sich Personal mit abweichender Qualifikation einsetzen, beispielsweise Mitarbeitende aus anderen Bereichen, PraktikantInnen oder Auszubildende usw.

Um einen kurzfristigen Personalmangel zu decken, hat sich ein ganzer Wirtschaftszweig gebildet. Zeitarbeitsfirmen werten kurzfristig qualifizierte Mitarbeitende, die allerdings nicht in die betrieblichen Abläufe eingearbeitet sind. Letztlich besteht häufig keine andere Möglichkeit, als Leistungseinschränkungen in Kauf zu nehmen. Die Komplexität der Personalbedarf planen wir deutlich, wenn wir uns vor Augen fühlen,

dass wir bisher die Planung nur zeitpunktbezogen betrachtet haben. Zeitraumbezogene Planungsrestriktionen wie beispielsweise Urlaubszeiten, saisonale Schwankungen wie das Weihnachtsgeschäft, aber auch absehbare Personalzu- und Abgänge sind natürlich ebenfalls zu berücksichtigen. Mit der zunehmenden Ausdehnung des Planungshorizons in die Zukunft erhöhen sich die Unsicherheiten.

Für die mittel- und langfristige Bedarfsplanung muss zunehmend mit Erwartungswerten gearbeitet werden. Aus der Personalbedarfsplanung ergeben sich allerdings nicht immer nur Unterdeckungen, die zusätzliches Personal erfordern. Wenn die vorhandene Istkapazität höher ist als die Säugekapazität, liegt ein Personalüberhang vor. Vorübergehende Personalüberhänge lassen sich durch den Abbau von Urlaub,

Einsatz in anderen Bereichen oder dem Vorziehen von Schulungsmaßnahmen begegnen. Ist abzusehen, dass der Personalüberhang über einen längeren Zeitraum auftritt, kann auch Kurzarbeit beantragt werden. Unbeschäftigte Mitarbeiter erhalten dann für einen begrenzten Zeitraum einen hohen prozentualen Anteil ihres Nettogehalts als Kurzarbeitergeld. Die Bundesagentur für Arbeit ersetzt im Betrieb so einen Teil der Lohn- und Gehaltskosten.

Resultiert aus der Personalbedarfsplanung ein Personalbedarf, gilt es, potenzielle Arbeitskräfte über die offenen Stellen zu informieren, womit wir bei der Personalrekrutierung wären. Die Personalabteilung kann auf dem externen oder dem internen Arbeitsmarkt auf die Suche nach geeigneten Kandidatinnen gehen.

Schauen wir uns zunächst mal den internen Arbeitsmarkt an. Er stellt vor allem für große Unternehmen eine ernsthafte Alternative dar. Offene Stellen können über das Intranet oder interne Ausschreibungen veröffentlicht werden. Häufig verbreiten sich die Informationen auch zwischen den Mitarbeitern über Mund-zu-Mund-Propaganda. Aus einer quantitativen Perspektive beinhaltet die Deckung des Personalbedarfs

durch bereits vorhandene Kapazitäten die Gefahr, dass durch Unbesetzungen Engpässe an anderen Stellen entstehen. Eine weitaus größere Bedeutung hat der interne Arbeitsmarkt zur Deckung von qualitativen Engpässen. Mithilfe einer gezielten Personalentwicklung, auf die wir in der Lerninheit Personal 5 näher eingehen, können Mitarbeitende spezialisierte Qualifikationen erwerben.

Für das Unternehmen hat das erhebliche Vorteile, da die Persönlichkeitsstruktur des oder der Mitarbeitenden bekannt ist und Suchkosten und Einarbeitung entfallen. So ist es häufig einfacher, Auszubildende und Hochschulabgänger langfristig an das Unternehmen zu binden und mit der Zeit intern weiterzubilden, als hochqualifiziertes Personal über den externen Personalmarkt zu gewinnen.

Über die langjährige Sozialisierung verinnerlichen die Mitarbeitenden die Unternehmenskultur. Gleichwohl entsteht die Gefahr einer gewissen Betriebsblindheit, wenn Analysen und Entscheidungsprozesse immer durch die interne Brille betrachtet werden. Hier liefern Mitarbeitende, die von außen kommen, oft wertvoll Impulse. Und damit kommen wir zum externen Arbeitsmarkt.

Auf dem externen Personalmarkt wurde früher vorrangig mit Stellenanzeigen gearbeitet, die in einschlägigen Printmedien vorzugsweise am Wochenende publiziert wurden. Das reichte im Normalfall aus, um eine Flut von Bewerbungen zu erhalten, aus denen sich das Unternehmen die besten Kandidatinnen ausbruchen konnte. Mittlerweile hat sich aber der Wettbewerb um qualifiziertes Personal erheblich verschärft.

Gerade für Fachkräfte hat sich der Markt zu einem Bewerberinnenmarkt gewandelt. Die guten Leute heuern nicht beim erstbessen Unternehmen an. Im sogenannten War for Talents wird ein aktives Werben um gute Arbeitskräfte immer wichtiger. Von Seiten der Personalabteilung sind systematische Personalmarketing-Konzepte gefordert, um geeignete Kandidatinnen zu bewegen, mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten.

Gegenüber dem internen Arbeitsmarkt ist das Spektrum der Quellen, aus denen potenzielle Kandidatinnen sich im Bezug auf offene Stellen orientieren, weitaus größer. Um Aufmerksamkeit im lokalen Umfeld zu generieren, veröffentlichen kleine und mittlere Betriebe nach wie vor oft klassische Stellenanzeigen in der Lokalpresse oder informieren die Filiale der Bundesagentur für Arbeit über ihren Bedarf.

Der größte Anteil an Stellenausschreibungen findet sich allerdings in Online-Jobportalen, für die sogar Spots in der Fernsehwerbung geschaltet werden. Bekannte Unternehmen nutzen auch die eigene Website, um auf Stellenangebote hinzuweisen. Darüber hinaus finden sich auch Dienstleistungsangebote durch PersonalberaterInnen und Zeitarbeitsfirmen,

die entweder bei der Vermittlung unterstützen oder für eine begrenzte Zeit Personal bereitstellen. In der Buchhaltung oder beim IT-Support beispielsweise sind die Anforderungen der vorderlichen Qualifikation relativ homogen, sodass auch temporär bereitgestellte Personalkapazitäten mit kurzer Einarbeitung zur Deckung von Engpäcksen eingesetzt werden können. Die Personalakquise über den externen Personalmarkt

hat ein wesentlich höheres Problemlösungspotenzial, da das Angebot im Vergleich zum internen Arbeitsmarkt wesentlich größer ist. Auf der Kehrseite stehen allerdings hohe Suchkosten, verzögerte Verfügbarkeit und generell ein höheres Risiko, sich für jemand zu entscheiden, der letztlich den Anforderungen doch nicht genügt.

So, dann lasst uns doch nochmal zusammenfassen, was wir heute gehört haben. Zunächst haben wir festgestellt, dass die große Aufgabe der Personalbedarfsplanung optimalerweise genauso viele Mitarbeitende wie nötig vorsieht, die dann alle die passenden Qualifikationen mitbringen. Gefunden werden diese Mitarbeitenden im Rahmen der Personalbeschaffung, die innerbetrieblich oder extern durchgeführt werden kann.

Dazu müssen zunächst die Personalbedarfe festgestellt werden, damit dann die Suche nach passenden Mitarbeitenden gestartet werden kann. Innerbetrieblich kann dies zum Beispiel durch Beförderung beschehen. Innerbetrieblich kann dies zum Beispiel durch Beförderung beschehen. Außerbetrieblich wird zum Beispiel mit Hilfe von Stellenanzeigen in Jobportalen gesucht.

Am Ende werden dann die BewerberInnen ausgewählt, die bestmöglich auf die Stelle passen. So, ich habe mich jetzt gerade mal ein bisschen umgesehen und festgestellt, dass es doch viele wirklich kreative Recruiting-Kampagnen gibt. Hier werden zum Beispiel allen BewerberInnen, die zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen werden, 500 Euro geboten.

Also ich kann mir schon vorstellen, dass sich das für ein Unternehmen letztendlich auszahlt, denn durch dieses Angebot erhält es bestimmt viel mehr Bewerbungen als sonst. Und da ist garantiert jemand dabei, der gut zum Unternehmen passt.