Seit 2006 werden die Personalaktendaten der hessischen Landesbediensteten in der zentralen Softwarelösung Landesreferenzmodell Personalwesen verwaltet. Das Fachverfahren basiert auf der Standardlösung SAP Human Capital Management (HCM), das auf die spezifischen Anforderungen der hessischen Landesverwaltung angepasst wurde. Das Hessische Landesarchiv hat gemeinsam mit dem Hessischen Ministerium des Innern und für Sport und dem Hessische Competence Center eine Lösung für die Anbietung und Übernahme der Personalaktendaten erarbeitet, die 2019 produktiv gesetzt werden konnte. Hierfür wurde zum einen eine organisatorische Regelung für die zentrale Anbietung der Personalaktendaten von über 200 personalverwaltenden Stellen aus der Fachanwendung erarbeitet. Zum anderen zeichnet sich die Lösung durch eine vollständige Integration der Anbietung und Übernahme der archivwürdigen Informationen in den bestehenden Löschprozess der Fachanwendung aus und verhindert so Datenlöschungen ohne Freigabe des Hessischen Landesarchivs. Diese Aussonderungslösung soll als konkretes Praxisbeispiel vorgestellt und damit exemplarisch die Herausforderungen bei der Übernahme von Informationen aus einem landesweit eingesetzten Fachverfahren aufgezeigt werden.