Vielen Dank für die Einführung. So kann man mich gut hören. Das Thema Publikationskosten-Monitoring beschäftigt gerade sehr viele Einrichtungen. Wir haben eben im Workshop Informationsbudget uns zu dem Thema schon wirklich die Köpfe heiß geredet,

über Bedingungen und was alles noch geschaffen werden muss an Strukturen. In meinem Vortrag jetzt möchte ich einerseits die Anforderungen beschreiben, den Einrichtungen, die an dem Förderprogramm teilnehmen, sich eben jetzt gegenübergestellt sehen. Aber andererseits geht es auch um Impulse, die aus diesem Förderprogramm und aus dem Monitoring entstehen können,

die in die Einrichtung hineinwirken sollen und die auch über die Teilnehmer am Programm an sich hinausgehen können und sollen. Ich werde jetzt kurz auf das Programm selber eingehen und darauf, was eigentlich förderfähige Publikationen im Sinne des Programms sind,

möchte dann kurz die Zielsetzungen des Monitoringverfahrens darstellen, erläutere dann das Datenschema, erkläre, was wir für eine Wartenbank ausbauen, wie die Berichte an die DFG ganz grob gefasst aussehen sollen und gehe dann auch vor allem auf das Thema Datenaustausch in andere Systeme ein, was ja ein sehr wichtiges und zentrales für uns ist.

Ja, das DFG-Förderprogramm, die Bedingungen, die da drin genannt sind, das ist jetzt hier ein Auszug aus dem Merkblatt und entscheidend bei diesem Förderprogramm ist, dass der Mittelbedarf anhand der förderfähigen Publikation einer Einrichtung kalkuliert wird, wie das hier eben aufgeführt ist.

Also ein corresponding author, das muss in qualitätsgesicherten Publikationsorten erscheinen usw. Auf Grundlage dieser Kalkulation wird eben bei Gewährung oder bei Zusage zur Teilnahme im Förderprogramm dann eben die Fördersumme berechnet.

Wichtig ist, dass die Einrichtungen bei der Kalkulation eben Artikel berücksichtigt, für die sie grundsätzlich zahlungspflichtig sind. Ja, und dann eben die Qualitätssicherung und der Open Access-Status sind wichtig. Es müssen also Open Access-Publikationen sein. Bei Büchern ist das im Prinzip das Gleiche.

Da ist nur der Unterschied, dass bereits jetzt in der ersten Förderphase nur solche Monographien gefördert werden, die ihrerseits aus einer DFG-geförderten Forschung vorgehen. Ich gehe jetzt gleich im weiteren Verlauf noch nicht so sehr auf Bücher ein. Die können im Monitoring natürlich erfasst werden, aber der Hauptteil wird eben Zeitschriftenartikel sein.

Und deswegen fokussiert sich das jetzt im Folgenden darauf. Beim Förderprogramm wichtig ist auch, und das hat dann auch Auswirkungen aus Monitoring, dass die Summen, die bewilligt werden, flexibel von den Einrichtungen eingesetzt werden können. Das heißt, es müssen jetzt nicht unbedingt diese 700 Euro pro Artikel einzeln auf jede Artikel verteilt werden, die gewährt werden,

sondern man kann das wirklich flexibel einsetzen. Wichtig ist aber, dass die Summe für Ausgabtermittel insgesamt mit der Anzahl förderfähiger Publikationen korrelieren muss. Das heißt, wenn ich jetzt eben, sagen wir mal, für 100 Artikel die 7.000 Euro jeweils kriege,

dann muss natürlich die Anzahl der gemeldeten Artikel hinterher dann auch wirklich mit der Gesamtsumme korrelieren, beziehungsweise es müssen mindestens so viele Artikel gemeldet werden, dass das hinterher sauber aufgeht. Das Beispiel unten erläutert es nochmal.

Zum Beispiel sind in einem Jahr 70 Artikel an der Einrichtung förderfähig. Die Einrichtung kann 49.000 Euro einsetzen. Sie kann diese 49.000 Euro aber auf beispielsweise nur 40 Artikel verteilen. Es müssen aber alle 70 förderfähigen Artikel sowie deren Finanzierung nachgewiesen werden können. Und das ist jetzt auch ein Unterschied zur Antragstellungsphase.

Da zählt man ja sozusagen alle Artikel, für die man im Prinzip zahlungspflichtig wäre, also alle corresponding author Artikel. Für die hat man ja faktisch nicht unbedingt wirklich gezahlt. Es gibt ja mehrere corresponding author Artikel. Da können auch andere Einrichtungen beteiligt sein. Insofern ist das immer nur so eine kalkulatorische Summe.

Aber im Monitoring selber ist es dann so, dass man wirklich die Artikel meldet, für die man auch wirklich selber gezahlt hat, in welcher Form auch immer, ob das jetzt wirklich eine Gold Open Access APC war oder ob man das über einen Transformationsvertrag abgewickelt hat.

Ich hier nochmal zusammengefasst, was sind eigentlich förderfähige Publikationen? Also das sind von der Einrichtung bezahlte Publikationen, bei denen eine Qualitätsüberprüfung stattgefunden hat, also ein Peer Review Verfahren, die in Open Access Zeitschriften erschienen sind oder auch in Diamond Open Access Zeitschriften oder in Zeitschriften aus Transformationsverträgen,

da natürlich auch nur die Gold Open Access Artikel und nur wenn die Einrichtung an so einem Transformationsvertrag auch teilnimmt. Andere Publikationsformen sind unter den gleichen Bedingungen förderfähig. Und bei Büchern, wie ich eben schon erwähnt habe, hängt die Förderfähigkeit auch noch davon ab,

dass sie eben aus DFG geförderter Forschung hervorgehen müssen. Ja, zu Monitoring des Förderprogramms. Also die DFG hat dem Forschungszentrum Jülich den Auftrag erteilt, dieses Monitoringverfahren durchzuführen, um eben auch die Überprüfung des Mitteleinsatzes zu gewährleisten.

Und teilnehmende Einrichtungen sind zur Ablieferung ihrer Daten verpflichtet. Die Entscheidungsgremien der DFG erhalten dann jährlich Monitoringberichte, wo gewisse Auswertungen eben drin enthalten sind, aber auch eben der Nachweis der einzelnen Publikationen.

Und damit kann eben dann auch eine Bewertung des Programms geschehen, dass Monitoring selber hat aber eben noch zusätzliche Zwecke, nämlich insgesamt auch eine Transparenz zu den geförderten Publikationen herzustellen und auch in den Einrichtungen eben Strukturen aufzubauen für diese Monitoringverfahren und für das Ziel der Zentralisierung von Workflows da eben beizutragen.

So, jetzt mal ein erster Blick aufs Datenschema. Da ist jetzt wahrscheinlich noch nicht so viel zu erkennen. Das ist halt sehr umfangreich. Ich gehe gleich noch auf einzelne Details ein. Ich habe das jetzt auch hier in der lesbaren Form dargestellt.

Das ist eigentlich eine Excel-Tabelle, wo diese Daten in einzelnen Spalten erfasst sind, sodass man dann zeilenweise ausfüllen kann, aber zur besseren Lesbarkeit jetzt halt in dieser Form. Es gibt in diesem Datenschema mehrere Tabellenblätter. Das ist jetzt das Tabellenblatt für die Daten oder für die Artikel, die ein DOI haben. Es gibt dann noch ein weiteres Tabellenblatt für Artikel, die kein DOI haben.

Das sieht im Prinzip genau gleich aus, aber hat natürlich noch viele weitere zusätzliche Felder für die bibliografischen Angaben, die Einrichtungen dann natürlich in dem Fall selber machen müssen, weil wir das nicht über den DOI ermitteln können. Was wir dann in dem Verfahren selber ermitteln über den DOI, ist das Publikationsjahr der Artikel.

Da wichtig ist, dass erst Artikel ab dem Publikationsrat 2022 förderfähig sind. Und wir überprüfen natürlich auch noch den Open Access-Status. So, dann kommen wir zu verschiedenen Feldern. Ah ja, das funktioniert so.

Die ich jetzt einfach so ein bisschen herausheben möchte aus dem Datenschema. Es müssen eben Angaben gemacht werden, wie viel bezahlt wird. Zum Beispiel jetzt hier für Gold Open Access-Artikel. Da ist es ja eigentlich ganz einfach, da werden einfach die entsprechenden Preise eingetragen.

Bei Artikeln aus Transformationsverträgen ist das anders. Da komme ich aber gleich noch im Detail dazu. Jetzt hier gleich noch zu einer Einschränkung, was wir noch nicht erfassen können, was aber geplant ist, Teilbeträge. Also wenn Einrichtungen sich zum Beispiel in der APC teilen, sollte das zumindest auch markiert werden können. Das ist jetzt im Moment noch nicht möglich. Aber das ist auch so ein Teil des Datenschemas,

was eigentlich auch immer noch weiterentwickelt werden muss. Ja, natürlich. Bei welchen Transformationsverträgen ein Gold Journal hat,

dann habe ich noch eine APC. Da ist wirklich jetzt ein Gold Open Access Journal gemeint. Also wir erfassen die Gold Open Access APCs in gleicher Weise, egal ob die jetzt in einem reinen Gold Open Access Journal erscheinen,

was außerhalb von einem Transformationsvertrag ist oder das zu einem Transformationsvertrag gehört. Mit Artikeln aus Transformationsverträgen sind jetzt hier im Sinne des Datenschemas dann die hybriden Artikel gemeint, wo man eben im Transformationsvertrag vorab eine Summe bezahlt. Ja, genau.

Ja, wenn man jetzt in einem reinen Gold Journal eine APC hat, die wird dann da tatsächlich eingetragen, weil da gibt es auch einfach einen einzelnen Preis dafür. Also hier jetzt nicht Hybrid Gold, hier wirklich Gold. Hybrid Gold kommt dann gleich, genau. Oder beziehungsweise hier bei Hybrid wird hier 0 Euro eingetragen

und bei wirklich Gold wird der Preis eingetragen. Jetzt kommt erst noch mal kurz ein Ausflug in die nicht förderfähigen Gebühren. Man ist nur verpflichtet, wirklich förderfähige Gebühren eigentlich anzugeben.

Aber auch zu nicht förderfähigen Gebühren, wie Color Charges und Page Charts, können Angaben gemacht und auch ausgegebene Mittel eingetragen werden. Das ist, wie gesagt, freiwillig, aber es ist dringend erwünscht, um so eben Strukturen zu einem umfassenden Monitoring aufzubauen, auch im Sinne der Entwicklungen des Informationsbudgets, worüber wir gerade schon im Workshop zum Beispiel diskutiert haben.

Das sind halt Kosten, über die Bibliotheken oft nicht Bescheid wissen, die dezentral abgewickelt und eben nicht zentral erfasst werden. Und das DFG-Programm soll eben auch dazu hinwirken, in den Einrichtungsstrukturen aufzubauen, um Kenntnisse über diese Kosten eben auch zu erhalten,

weil die ein ganz wesentlicher Bestandteil auch der Kosten des wissenschaftlichen Publizierens sind. Genau, und diese Werte, die haben wir eben auch genau festgelegt, also das sind auch standardisierte Werte, man trägt da also nicht irgendwas ein, sondern man muss sich wirklich entscheiden, war es jetzt eine Color Charge oder eine Cover Charge oder eine Page Charge,

und das muss eben nach diesen festgelegten Werten ausgewählt werden, sodass das nachher auch wirklich standardisierter austauschbar ist. So, dann komme ich jetzt zu den Daten, bei denen eben nicht auf eine einzelne Artikel abgerechnet wird,

zum Beispiel Mitgliedschaften und Transformationsverträgen. Bei Mitgliedschaften reden wir jetzt hier zum Beispiel über Scope 3 oder auch so Platformen, so Diamond Access-Plattformen wie SciPost zum Beispiel, was manche vielleicht unterstützen, auch dafür können Artikel gemeldet werden.

Und da wird eben in den Tabellenblättern, in denen die einzelnen Artikel aufgelistet werden, werden eben die entsprechenden Angaben gemacht mit DOI und so weiter. Aber die finanziellen Daten, die werden in einem gesonderten Tabellenblatt erfasst, weil sie sich eben auf eine ganze Mitgliedschaft in diesem Fall beziehen. Und da werden eben alle Angaben gemacht zur Bezahlung und zum Zuschussbetrag, DFG und so weiter.

Und man muss eben in diesen beiden Tabellenblättern diese Daten miteinander verbinden, indem man im einen Tabellenblatt angibt, das ist die Mitgliedschaft XY, und dann im Tabellenblatt Mitgliedschaften eben genau zur Mitgliedschaft XY die entsprechenden Daten einträgt.

Und die Preise pro Artikel werden später dann sozusagen im Monitoringverfahren errechnet. Bei Transformationsverträgen ist das das gleiche Prinzip. Aber da ist es eben so, dass wir eine Liste von Transformationsverträgen vorgegeben haben,

weil die DFG sich da wiederum darauf bezieht auf Transformationsverträge, die im ESAK-Register eingetragen sind. Also haben wir das ESAK-Register eben verwendet, um die Transformationsverträge, die deutschlandweit gelten, da rauszuziehen und haben diese Namen entsprechend hinterlegt, die dann ausgewählt werden können.

Und auch hier ist es so, dass alle finanziellen Daten eben in einem gesonderten Tabellenblatt erfasst werden. Bei Transformationsverträgen, wo Publish- und Mietanteile getrennt bezahlt werden, entweder mit getrennten Rechnungen oder mit zwei Rechnungspositionen auf einer Rechnung,

wird erwartet, dass man sämtliche Daten einträgt, also auch für den Read-Anteil, damit eben auf dieser Grundlage später auch unterschiedliche Preise pro Artikel berechnet werden können. Es ist ja so, dass diese Publish- und Read-Anteile bei vielen Verträgen einfach auch vorab erst mal willkürlich festgelegt worden sind

und tatsächlich erst mal gar nicht klar ist, wie viel Anteil ist wirklich Publish und wie viel Anteil ist Read. So, dann komme ich zu den Datumsangaben, die auch gemacht werden müssen.

Zusätzlich zum Publikationsjahr benötigen wir eben auch das Förderjahr, also das Jahr des Abrufs der DFG-Mittel und das Rechnungsjahr. Grund ist, dass alles drei, Publikationsjahr, Förderjahr und Rechnungsjahr, einfach voneinander abweichen kann. Es gibt da zum Beispiel Artikel in Transformationsverträgen, die erscheinen im Jahr 2023, aber man hat vorab im Jahr 2022 bezahlt.

Und die DFG möchte eben mit dem Monitoringverfahren auch ermitteln, wann ist wie viel Geld an Verlage geflossen. Und auch wieder an anderer Seite, wann ist wie viel Geld einfach abgerufen worden. Und deswegen diese drei verschiedenen Jahre, die ja halt eine Rolle spielen.

Ja, und dann noch wichtig eben für die DFG die Angabe der Projektnummer, die man auch jetzt schon machen kann bei Zeitstufeartikel. Das ist noch nicht verpflichtend, also man muss jetzt noch nicht ermitteln, aus welcher DFG-Förderung eventuell ein Zeitstufeartikel hervorgegangen ist. Das muss er ja noch nicht in dieser Förderphase.

Es wird aber empfohlen, das jetzt schon auch zu ermitteln und auch ins Monitoringverfahren einfließen zu lassen. Denn in einer zweiten Förderphase, in der man ja beantragen kann, wird das dann erstens verpflichtend sein. Und zweitens ist das jetzt halt auch schon eine gute Vorbereitung auf eine zukünftige Antragstellung in der zweiten Förderphase.

Dann ist es auch bei Zeitstufeartikeln so, dass nur die gefördert werden, die aus DFG-geförderter Forschung hervorgehen. Und dann muss man eben auch bei der Kalkulation das entsprechend berücksichtigen. Also es ist halt jetzt schon angeraten, auch diese Strukturen aufzubauen, wenn es geht.

Ja, und dann ist halt noch der DFG-Wissenschaftsbereich für die DFG wichtig, damit man auch ein bisschen, oh Gott, eine fachliche Auswertung machen kann. Okay, zwei Minuten. Das war jetzt mein kurzer Eindruck. Genau, also das Datenschema wird den geförderten Eingriffen bereitgestellt und muss immer zu Beginn eines Jahres für das vorangegangene ausgefüllt werden.

In der ersten Runde werden die Daten noch per Mail eingesammelt. Es gibt aber verschiedene Initiativen, eben auch Strukturen aufzubauen, dass Einrichtungen das in ihren Datenbanken erfassen können, in Repositorien, Hochschulbibliografie und so weiter. Und wir sind natürlich dann später auch in der Lage, diese Daten über eine API abzurufen, wenn

die entsprechenden Strukturen eben geschaffen werden, was jetzt im Laufe der nächsten Jahre, denke ich, geschehen wird. Ja, dann gibt es eben bestimmtes Prüfverfahren. Wir gucken natürlich, ob die Daten stimmen. Bei Unstimmigkeiten melden wir uns bei den Einrichtungen zurück. Kleine Fehler korrigieren wir selbst.

Jede Einrichtung bekommt eine ID. Da verwenden wir direkt die RAW-ID, damit das später für den Datenaustausch auch gut verwendet werden kann. Und es wird eben eine eigene Datenbank aufgebaut in eigener Infrastruktur, übrigens auch getrennt vom Open Access Monitor. Die DFG kriegt dann eben bestimmte Auswertungen geliefert, der Publikationsanalyse

nach bestimmten Dimensionen und Kriterien, auch natürlich die finanzielle Dimension. Jetzt noch ganz schnell zum Datenaustausch. Also die DFG kriegt Berichte geliefert und kriegt auch den ganzen Datensatz geliefert. Aber Einrichtungen können sich auch bereit erklären, dass wir die Daten in andere Systeme weiter liefern.

So spart man sich zum Beispiel eine doppelte Ablieferung an Open APC. Das Open APC-Datenschema wird auch, das werden wir gleich im nächsten Vortrag hören, ausgeweitet durch das Projekt Open Cost, sodass aber eben auch andere Gebührenarten als bisher erfasst werden können, eben auch Color Charges oder Page Charges.

Und man kann sich eben auch bereit erklären, diese Daten im Open Access Monitor bereitzustellen. Der Open Access Monitor kann diese Gebührenarten jetzt schon darstellen. Hier nur kurz ein Beispiel. Dann bin ich bei der Zusammenfassung. Es geht ums Berichtswesen für die DFG. Die Strukturbildung soll unterstützt werden.

Es soll ein Beitrag sein zur Transparenz, zur Standardisierung und zum Datenaustausch, auch im Sinne eines Informationsbudgets. Danke.